Visão geral de estoque, compras e devoluções

Os recursos de inventário no Dynamics 365 Field Service incluem:

  • Armazenagem
  • Ajustes e transferências de estoque
  • Consumo e cobrança de produtos durante as ordens de serviço
  • Compras
  • Devoluções
  • Diários de estoque

Para usar estoque, compras e devoluções, é fundamental que você tenha familiaridade com recursos do catálogo de produtos no Field Service. Você acompanhará os produtos no inventário somente se o campo Tipo de Produto do Serviço de Campo estiver definido como Inventário. Caso contrário, as alterações de inventário não aparecem quando você adiciona produtos a ordens de serviço, pedidos de compra e autorizações de devolução de mercadorias (RMAs).

Para dar a um recurso acesso para criar e editar tabelas relacionadas a estoque, adicione o direito de acesso Compra de Estoque ao direito de acesso existente.

Prerequisites

Antes de configurar o inventário no Serviço de Campo, verifique se os seguintes requisitos são atendidos:

  • Os usuários que criam ou editam registros de inventário precisam da função de segurança Serviço de Campo – Administrador , que inclui permissões para todas as tabelas ou a função de segurança compra de inventário adicionada à função de segurança base do Serviço de Campo. Saiba mais em funções de segurança e perfis de segurança em nível de coluna.
  • Pelo menos um armazém deve existir em seu sistema. Sem um armazém, você não pode registrar quantidades de inventário ou processar pedidos de compra e devoluções.

Introdução ao acompanhamento de inventário

Siga estas etapas para iniciar o acompanhamento do inventário no Serviço de Campo:

  1. Crie um armazém para representar cada local físico em que você armazena produtos, incluindo caminhões técnicos.
  2. Crie produtos e defina o Tipo de Produto do Serviço de Campo como Inventário para qualquer produto que você deseja rastrear.
  3. Adicione o inventário inicial criando um ajuste de inventário para registrar as quantidades iniciais em cada armazém. Adicionar um produto a um registro de armazém sozinho não define quantidades; use um ajuste de inventário ou diários manuais de inventário para registrar valores iniciais ou fazer atualizações em massa.
  4. Associe um depósito a cada recurso reservável para que o uso de produto da ordem de trabalho seja automaticamente deduzido do local correto.

Escolher uma abordagem de inventário

Use a tabela a seguir para determinar a abordagem certa para sua organização:

Scenario Abordagem recomendada
Rastrear peças nos veículos dos técnicos e dar baixa quando usadas Use os armazéns do Serviço de Campo e os produtos de ordem de trabalho. Nenhuma integração externa é necessária.
Compra básica com pedidos e recibos do fornecedor Use ordens de compra do Field Service com fluxos de aprovação.
Preços complexos, várias moedas ou compras avançadas Integre-se a um sistema ERP, como Dynamics 365 Supply Chain Management.
Sincronizar inventário com aplicativos de finanças e operações ou um ERP externo Use a integração do Field Service com o Project Operations para aplicativos financeiros da Microsoft ou uma integração personalizada do Dataverse para ERPs que não sejam da Microsoft.

Para requisitos básicos de estoque, muitas organizações usam os recursos prontos para uso. Para requisitos de estoque e preços mais complexos, o Field Service foi projetado para integrar-se aos sistemas de ERP (planejamento de recursos empresariais). Em um exemplo comum, o Serviço de Campo integra-se ao Dynamics 365 Supply Chain Management usando um modelo predefinido Dataverse "Prospect to cash".

O diagrama a seguir ilustra o fluxo de estoque, compras e devoluções no Field Service.

Diagrama mostrando o fluxo de estoque, compras e devoluções no Field Service.

Armazéns e estoque de produtos

No Field Service, um depósito é qualquer local da empresa que tenha estoque. Os depósitos incluem locais estáticos e móveis, como:

  • Depósitos
  • Caminhões técnicos
  • Centrais de distribuição
  • Docas de carregamento

O estoque em cada depósito é atualizado com base em produtos da ordem de serviço, devoluções da ordem de compra, ajustes e transferências usados. O sistema registra as atualizações na tabela Inventário de Produtos relacionada.

Captura de tela do estoque do produto no depósito principal.

Para cada produto no depósito, o sistema rastreia as seguintes informações:

  • Quantidade Disponível: o número de unidades que restam para serem vendidas.
  • Quantidade Alocada: o número de unidades atualmente listadas em ordens de serviço como produtos da ordem de serviço alocados.
  • Quantidade Disponível: a soma dos valores Quantidade Disponível e Quantidade Alocada. Esse campo representa as unidades ainda fisicamente presentes no seu depósito, mesmo que já estejam comprometidas com o trabalho.
  • Quantidade na Ordem: o número de unidades listadas no momento nas ordens de compra, mas não recebidas e adicionadas ao estoque. Esse campo representa unidades que estão a caminho.

Note

Ao adicionar um depósito a cada recurso reservável, você pode definir o depósito padrão usado quando esse recurso reservável usa um produto da ordem de serviço.

Ajustes e transferências de estoque

Use ajustes de estoque para adicionar manualmente estoque a depósitos ou subtrair estoque destes. Por exemplo, use-os durante verificações de rotina para refletir a retração e os defeitos, além de comparar o estoque esperado com o estoque real. Assim, você pode acabar se ajustando para a diferença.

Captura de tela de um ajuste de estoque.

Use transferências de estoque para transferir estoque de um depósito de origem para um depósito de destino. Por exemplo, você pode transferir estoque de um depósito para o caminhão de um técnico.

Captura de tela de uma transferência de estoque.

Você também pode habilitar ajustes e transferências no aplicativo Field Service Mobile. Por exemplo, você poderá criar uma transferência de estoque se os técnicos se reunirem em campo e transferirem o estoque de um caminhão para outro.

Estoque da ordem de serviço

Mudanças no inventário ocorrem quando você adiciona produtos a ordens de serviço e os utiliza.

Por exemplo, você adiciona um produto como estimado e alocado (ou seja, o campo Status da Linha é definido como Estimado, e o campo Alocado é definido como Sim). Nesse caso, você reserva uma parte do inventário do armazém especificado, mas o sistema não o deduz.

Se você usar um produto da ordem de serviço durante a execução de uma ordem de serviço (ou seja, o campo Status da Linha será definido como Usado), o sistema descontará do inventário no armazém correspondente pela quantidade do produto da ordem de serviço. Normalmente, o armazém que você lista em uma ordem de serviço é o caminhão do técnico.

Ordens de Compra

Use pedidos de compra (POs) para solicitar produtos para um armazém. Você também pode usá-los para solicitar produtos diretamente para uma ordem de trabalho para que o trabalho no local possa ser concluído.

O processo da ordem de compra inclui as seguintes etapas:

  1. Solicite produtos de um fornecedor criando uma ordem de compra e adicionando produtos da ordem de compra.
  2. Conquiste a aprovação.
  3. Documente o recibo de produtos. Crie um recibo da ordem de compra e um produto de recebimento da ordem de compra para adicionar os produtos recebidos ao estoque do depósito ou para adicioná-los como produtos da ordem de serviço.

Devoluções

Às vezes, a mesma organização que instala peças e equipamentos no local de um cliente precisa processar uma devolução do produto ou do ativo do cliente. Você pode emitir créditos para clientes que iniciam devoluções. Você também pode acompanhar devoluções como parte do histórico de serviços de um ativo do cliente.

Os motivos comuns para iniciar retornos incluem:

  • A peça ou o equipamento está com defeito.
  • O cliente não está satisfeito.
  • Um reparo é necessário, mas não está ocorrendo no local. Em vez disso, ele está ocorrendo no local do provedor de serviços ou do fabricante.
  • O equipamento está no local do cliente como parte de um arrendamento que está terminando e não sendo renovado.

O Field Service dá suporte a três tipos de devolução prontos para uso:

  • Devolver ao depósito
  • Devolução ao fornecedor
  • Alterar a propriedade do equipamento

Para emitir uma devolução, siga estas etapas:

  1. Crie um RMA. A ADM indica os produtos que podem ser devolvidos e outras informações importantes, como o preço. Ela também especifica uma ação de processamento, que é o tipo de devolução.
  2. Crie um recibo de ADM. A devolução não é finalizada até que um recibo de ADM seja criado. O recibo de RMA confirma que foram recebidos a quantidade e o produto corretos. Ele também indica a data do recebimento e a pessoa que o processou.

O sistema ajusta automaticamente o estoque e os ativos do cliente.

Diários de estoque

Todas as transações de estoque são registradas em diários de estoque. Por exemplo, quando você aloca um produto a uma ordem de serviço, é criado um diário de estoque que aumenta a quantidade alocada em um. Quando você usa esse mesmo produto para concluir a ordem de trabalho, outro diário de inventário é criado que diminui a quantidade disponível em estoque. Os diários são registrados para todos os aumentos e diminuições de estoque de produtos. Basicamente, os diários de estoque funcionam como um razão de estoque no Field Service.

Mais importante, dependendo da arquitetura da integração, você pode usar diários de inventário para integrar transações de inventário do Serviço de Campo a sistemas ERP externos. Para tornar as integrações mais fáceis e flexíveis, os diários de inventário podem ser criados manualmente.

Problemas comuns

A tabela a seguir lista problemas comuns de inventário e suas causas.

Issue Cause Resolução
O inventário não diminui quando um produto é usado em uma ordem de trabalho O tipo de produto de serviço de campo do produto não está definido como Inventário. Produtos que não são de inventário e de serviço não disparam transações de inventário. Abra o registro do produto e altere o Tipo de Produto do Serviço de Campo para Inventário. Os produtos existentes da ordem de serviço não são ajustados retroativamente.
Quantidades de inventário mostram valores negativos O Serviço de Campo não impõe inventário não negativo por padrão. As quantidades são negativas quando os produtos são usados ou transferidos além do estoque disponível. Monitore as quantidades de inventário de produtos regularmente. Use ajustes de inventário para corrigir discrepâncias e garantir que os pedidos de compra sejam recebidos antes que os produtos sejam consumidos.
Os diários de inventário não são criados para uma transação Os diários são gerados quando as alterações de inventário ocorrem por meio do uso do produto da ordem de trabalho (status de linha definido como Usado), recibos de pedido de compra, ajustes de inventário, transferências de inventário e recibos de RMA. Simplesmente adicionar um produto a uma ordem de trabalho sem alterar o status da linha não cria um diário. Verifique se o status da linha do produto da ordem de trabalho está definido como Usado e se um warehouse foi especificado. Para cenários de integração, considere o uso de diários de inventário manuais.
Os produtos de um ERP externo não aparecem no Serviço de Campo Os produtos devem ser sincronizados com o Dataverse e devem ter um valor de Tipo de Produto do Serviço de Campo atribuído. Produtos sem esse valor de campo não podem ser usados em pedidos de trabalho ou rastreados no inventário. Verifique se a integração mapeia o campo de tipo de produto corretamente. Verifique se os produtos sincronizados têm o Tipo de Produto do Serviço de Campo definido como Inventário e pertencem a um grupo de unidades válido.

Próximas Etapas 

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