タスク管理

タスク管理は、従業員を雇用 (オンボード)、終了 (オフボード)、および転送 (移行) するために完了する必要があるタスクを作成するのに役立ちます。 タスク管理ではチェックリストの概念を使用します。 チェックリストは、オンボード、オフボード、または移行タスクの一覧です。 タスク管理では、チェックリストを使用してタスクをグループ化し、個人またはグループに割り当てます。 オンボードとオフボード、および移行の変更を行う際のチェックリスト機能が似ています。

チェックリストの概要

チェックリストはタスクのグループです。 チェックリストを使用すると、柔軟な方法でタスクをグループ化し、再利用できます (たとえば、追加の従業員を雇用する場合)。 チェックリストは必要な数でも作成できます。また、同じタスクを複数のチェックリストに割り当てすることもできます。

Examples

次の例は、オンボード プロセスでチェックリストを使用する方法を示しています。 ただし、オンボードとオフボード、および移行の変更を行うチェックリスト機能が類似している点から、この情報はオフボード プロセスと移行プロセスにも適用されます。

人事管理 (HR) の担当者は、オンボード プロセスの一部として、採用された従業員や最近採用された従業員のその後の問題の進捗を追跡するタスクを作成できます。 従業員の職位や地理的な場所によって、オンボード プロセスは異なる場合があります。これらの手順は、異なる採用状況に対応するために複数の役割を持つチェックリストを作成できます。

例 1

米国で雇用されているすべての従業員は、税の源泉徴収フォームへの記入などの作業を行う必要があります。 ただし、社用車の割り当てなどの作業は、経営幹部レベルのスタッフだけが適用できる場合があります。 この場合は、 米国ベースの従業員 と 役員のみという 2 つのオンボーディング チェックリストを作成します。 次に、米国で中レベルのマネージャーを採用する場合は、米国ベースの従業員チェックリストを選択します。 ただし、米国で役員を採用する場合は、両方のチェックリストを選択して、必要なすべてのオンボーディング タスクが完了していることを確認します。

例 2

会社には、季節従業員と通常の常勤従業員の両方がいます。 一部のタスク (新しい従業員の到着時刻の確認など) は両方のタイプの従業員に適用しますが、通常の常勤従業員にのみ適用される追加のタスクがあります。 この場合は、2 つのチェックリストを作成します。 どちらのチェックリストにも、季節従業員と通常の常勤従業員の両方に適用するタスクが含まれますが、通常の常勤従業員に固有のタスクは 1 つのチェックリストにのみ含まれています。

タスク管理ワークスペース

[タスク管理] ワークスペースには、オンボーディング、オフボード、移行の各プロセスで個人に割り当てられているすべてのタスクが一覧表示されます。 プロセスのタスクを表示するには、左上隅の適切なタブ (オンボード、オフボード、または 移行) を選択します。 既定では、タスク管理 ワークスペースには HR の担当者だけがアクセスできます。

オンボード タブには、新入社員を示す もうすぐ開始 リストと、最近採用された従業員を示す 最近の採用 リストが表示されます。 どちらのリストでも、選択できる従業員は 1 人です。 従業員を選択すると、その従業員のオンボードに関連付けらたすべてのタスクがページの右側に表示されます。 オンボード タブには、新入社員または最近採用された従業員全員のすべてのタスクが表示される、すべてのタスク リストも表示されます。 最後に、タスクのリストと、現在のユーザーに割り当てられているタスクの一覧が含まれます。

[ オフボーディング ] タブには、退職予定の従業員の一覧と、すでに退職した従業員の一覧が表示されます。 どちらのリストでも、選択できる従業員は 1 人です。 従業員を選択すると、その従業員のオフボードに関連付けらたすべてのタスクがページの右側に表示されます。 オフボード タブには、既存の従業員または退職した従業員全員のすべてのタスクが表示される、すべてのタスク リストも表示されます。 最後に、タスクのリストと、現在のユーザーに割り当てられているタスクの一覧が含まれます。

[ 画面切り替え ] タブには、[ すべてのタスク ] リストが表示されます。このリストには、ポジションを変更している従業員または最近ポジションを変更したすべての従業員のすべてのタスクが表示されます。 また、期限切れのタスクの一覧と、現在のユーザーに割り当てられているタスクの一覧もあります。

3 つのタブすべてで、HR アシスタントとマネージャーは次の活動を完了できます。

• 従業員にチェックリストを適用する
• タスクの状態を更新する
• タスクを再割り当てする
• タスクの期日を更新する

タスクの設定

タスクを個別に作成した後、複数のチェックリストで再利用できます。 タスクを作成するには、オンボード設定 ページの タスク タブで、新規 を選択します。

タスクを選択し、メニューの [チェックリストに適用] を選択して、作成したタスクを複数 のチェックリスト に割り当てます。

または、チェックリストに直接タスクを追加することもできます。 タスクをチェックリストに追加するには、オンボード ページの チェックリスト タブで、タスクを追加する新しいチェックリストを作成するか、タスクを既存のチェックリストに追加します。

ライブラリ内のタスクを編集するには、タスク ライブラリ メニューで 編集 を選択します。 タスクがチェックリストに関連付けられている場合は、[タスクの 編集] ページにこれらのチェックリストが表示されます。 任意のチェックリストのタスクを編集で更新する場合は、[チェックリストに適用] セクションでこれらの チェックリストを 選択します。

ライブラリからタスクを削除するには、削除 オプションを選択します。 タスクがチェックリストに関連付けられている場合、このアクションはそのチェックリストからタスクを削除しません。 別のアクションでチェックリストからタスクを削除する必要があります。

次の表に、いずれかの方法でタスクを作成するときに使用できるフィールドを示します。

タスク リンク

タスク リンクは、外部 Web ページまたは Dynamics 365 アプリのページへのリンクを提供します。 タスクに割り当てられたユーザーが、そのタスクを完了するために、Dynamics 365 アプリ内の特定の Web ページまたは特定のページに移動する必要がある場合は、タスク リンクを指定します。 タスク リンクを作成するときに、次のいずれかのオプションを選択します。

• メニュー項目 – Dynamics 365 アプリのすべてのページの一覧を表示するには、このオプションを選択します。 一覧でページを選択します。

• [URL ] – このオプションを選択し、タスクに割り当てられているユーザーの移動先となる Web ページの URL を入力します。 指定したページは、Dynamics 365 アプリの一部ではないページです。

• 作業者の詳細 - このオプションを選択した場合は、次のいずれかのオプションを選択します。

  • 従業員セルフサービス アクション - このオプションは、従業員セルフサービス で使用できるページの一覧を表示します。 関連付けされた従業員に割り当てられたタスクを 従業員セルフサービス で完了する必要がある場合に使用します。 たとえば、従業員が自分の個人情報を入力するには、従業員セルフサービス アクション を選択し、個人の詳細 > 個人情報 を選択します。
  • 作業者管理アクション - このオプションは、作業者のレコードに関連するページの一覧を表示しますが、その従業員はその説明にアクセスできないページの一覧を表示します。 たとえば、タスク所有者に対して、オンボーディングされた作業者に固有の情報 (報酬情報など) を入力する場合は、[ Worker 管理アクション] を選択し、[ 報酬>修正済み報酬を選択します。

割り当ての種類

従業員を雇用、終了、または移動した場合は、1 つ以上のチェックリストを選択できます。 チェックリストが選択され、採用、終了、または転送のプロセスが完了すると、タスクが作成され、進捗状況を追跡するためのタスクがユーザーに割り当てられます。

作成されたタスクは、特定のユーザーに割り当てられます。 タスクが割り当てられるユーザーは、そのタスクに対して選択されている割り当てタイプによって異なります。 割り当て基準 フィールドでは、次の値を使用できます:

• 作業者 - 特定の作業者にタスクを割り当てます。 この値を選択した後、割り当て先 フィールドで作業者を選択します。

• 職位 - 特定の職位にタスクを割り当てます。 この値を選択した後、割り当て先 フィールドで職位を選択します。

  たとえば、IT エンジニアは常に、新しい従業員のためにノート PC を準備する責任を負います。 この場合、このラップトップの構成タスクを作成するときは、割り当てタイプとして 職位 を選択し、職位として IT エンジニア を選択します。 次に、従業員を雇用してチェックリストを割り当てると、ラップトップ構成タスクは、採用アクションが入力された時点で IT エンジニアの立場にあるどの従業員にも割り当てられます。

• グループ - 職位のグループ (割り当てグループ) にタスクを割り当てます。 この値を選択した後、割り当て先 フィールドでグループを選択します。 詳細については、割り当てグループの設定 (オプション) を参照してください。

• 管理者 - 雇用、終了、または異動した従業員のマネージャにタスクを割り当します。

  Important

  チェックリストが適用されている場合、現在、雇用された従業員、終了済、または異動した従業員に職位が割り当てられていない場合、マネージャは決定できません。 この場合、タスクはチェックリストの所有者に割り当てられます。 詳細については、チェックリストの設定 セクションを参照してください。

• 従業員 - 雇用、終了、または異動する従業員を割り当てます。

タスク期日と期日オフセット フィールド

タスク期日は、雇用の開始日、終了日、または移行日に基づいて指定されます。 一部のタスクは従業員の開始日より前に完了する必要があります。他のタスクはそれ以降に完了できます。 タスクを定義する場合は、[ 期限日オフセット ] フィールドを設定して、開始日、終了日、または切り替え日を基準とする期限を指定します。 たとえば、IT エンジニアは、新しい従業員の開始日の 2 日前にラップトップを準備する必要があります。 この場合は、ラップトップ構成タスクを作成するときに、期日オフセット フィールドを -2 に設定します。 その後、従業員の開始日が 5 月 5 日の場合、タスクの期限は 5 月 3 日です。

期日は、チェックリストに関連付けられているカレンダーに基づいて計算されます。 詳細については、チェックリストの設定 セクションを参照してください。

手順

複雑なタスクには複数の手順が必要な場合や、タスクを実行しているユーザーが追加情報を提供する必要がある場合があります。 [ 指示 ] フィールドに、タスクに割り当てられたユーザーが作業を完了するのに役立つ指示または追加情報を入力します。

チェックリストの設定

チェックリストはタスクのグループです。 必要な数のチェックリストを作成でき、同じタスクを複数のチェックリストに割り当てることができます。

チェックリストで新しいタスクを作成するには、タスク メニュー バーの 新規 を選択します。 新しいタスクを作成するときに、タスク ライブラリへの追加を選択することで、複数のチェックリスト間で共有することができます。 タスクをライブラリに追加できるのは、タスクをライブラリに適用 オプションが はい に設定されている場合のみです。 タスク ライブラリにタスクを追加する場合は、チェックリストに適用 セクションでそれらのチェックリストを選択することで、他のチェックリストに同時に追加することもできます。 ライブラリにタスクを追加しない場合は、作成したチェックリストにのみ存在します。

チェックリストのタスクを編集するには、編集 を選択します。 タスクがチェックリストに関連付けられている場合は、[ タスクの編集] ページにこれらのチェックリストが表示されます。 編集によって他のチェックリストのタスクを更新する場合は、チェックリストに適用 セクションでそれらのチェックリストを選択します。

チェックリストからタスクを削除するには、削除 を選択します。 このアクションは、チェックリストからタスクを削除するだけです。 タスク ライブラリから削除されるわけではありません。 ライブラリからタスクを削除するには、タスク ライブラリ ページに移動して 削除 を選択します。

チェックリストを作成する場合は、所有者とカレンダーを指定します。

タスクの [割り当ての種類 ] フィールドが [位置]、[ マネージャー]、または [グループ] に設定されているが、割り当ての種類から特定の個人を派生できない場合、タスクはチェックリストの所有者に割り当てられます。 タスクがチェックリスト所有者に割り当てられる状況の例を次に示します。

• 採用されたまたは雇用終了した従業員には職位は割り当てられません。 その従業員には職位の割り当てがないので、かれらの管理者は決定できません。
• 割り当てタイプ フィールドは 職位 に設定されますが、タスクの作成時に職位に従業員が割り当てられていない場合。 たとえば、ラップトップの設定 タスクは、職位番号 000876 (技術サポートのスペシャリスト) に割り当てられます。 従業員を採用した時点で、職位 000876 には従業員は割り当てられていません。 したがって、チェックリスト所有者に対してタスクが作成されます。
• 割り当てタイプ フィールドは グループ に設定されますが、タスクの作成時にそのグループには従業員が割り当てられていません。

チェックリストに指定されているカレンダーは、チェックリストに含まれるタスクの期日の計算に使用されます。 稼働日と非稼働日は、カレンダーの設定で定義されます。 稼働日は、タスクの期限が計算され、非稼働日が除外される場合に含まれます。 非稼働日には、週末と休日が含まれます。

予定表を設定したら、チェックリスト テンプレートに関連付けます。 同様の方法で、チェックリスト内のすべてのタスクの期日が計算されます。 複数の予定表を設定できますが、各チェックリストは 1 つの予定表にのみ関連付けることができます。

割り当てグループの設定 (オプション)

ある個人グループがあるタスクの担当である場合があります。 たとえば、IT 作業者のグループが、新規採用用のラップトップを準備する責任がある場合があります。

割り当てグループを設定するには、次の手順に従います。

1. グループ割り当て ページで、新規 を選択します。
2. グループに名前 (IT ラップトップ など) と説明を入力します。
3. 保存を選びます。
4. メンバー クイック タブで、追加 を選択します。
5. 職位 フィールドで、タスクを担当するすべての職位を選択します。

割り当てグループを作成したら、タスクの作成時に割り当てグループを選択できます。 タスクの特定のグループを選択するには、割り当てタイプ で グループ を選択する必要があります。 作成したグループを 割り当て先 フィールドでの選択に使用できます。

タスク グループの設定 (オプション)

オンボード、オフボード、または移行プロセスには、多くのタスクが含まれます。 必要なすべてのタスクをチェックリストに簡単に割り当てるには、オプションのタスク グループを作成して関連するタスクを分類します。 たとえば、HR、IT、給与の各部門は、新しい従業員を採用するために固有のタスクを完了する必要があります。 このため、次のタスクグループを作成できます: HR、IT、給与。 その後、タスクを作成するときに、それらの作業グループの 1 つをタスク グループに関連付けできます。

チェックリストにタスクを追加する場合は、目的のタスクが割り当てられているタスク グループでタスクの一覧をフィルター処理します。 たとえば、チェックリスト テンプレートを作成するときに、IT タスク グループに割り当てられている IT タスクのみが表示されるように一覧をフィルタ処理することができます。 したがって、関連する IT タスクのみを選択できます。

チェックリストの使用

作業者が雇用、終了、または移動した場合は、1 つ以上のチェックリストを選択できます。 作業期日および作業者の割り当ては、採用、終了、または移行のプロセスの完了後に作成されます。 たとえば、雇用 または 雇用して詳細を追加 ボタンを選択すると、タスクは割り当てタイプに基づいて個人に作成されます。

従業員の開始日から期日オフセットを加算または減算して、各タスクに期限を割り当てます。 詳細については、タスクの期日と期日オフセットフィールド を参照してください。

人員アクションを使用している場合は、完了 ボタンが選択された場合、またはアクションが承認されるとタスクが作成されます。

タスク管理 ワークスペースで、簡易なリスト ページまたは詳細ページで従業員を選択し、チェックリストの適用を選択することで、従業員に チェックリストを適用 できます。 目標期日 フィールドの値は、タスクの期日の計算に使用されます。 通常、目標期日は従業員の雇用、終了、または移行日と一致する必要があります。

従業員にチェックリストを適用するには、作業員 ページを開き、メニューで チェックリスト を選択します。

完了済みのタスク

従業員セルフサービス ページで、従業員に割り当てられているすべてのタスクを表示できます。 割り当てられた各タスクについて、このページには タスク、説明、手順、および 担当者 の値が表示されます。 また、各タスクについて、従業員は Dynamics 365 アプリケーションで関連付けられている外部 Web ページまたは関連付けられたページを開くできます。

既定のダッシュボードにタスクを表示することもできます。 既定のダッシュボードにタスクを表示するには:

1. [ ユーザー オプション] - [基本設定] - [タスク管理] に移動します。
2. [既定のダッシュボードにタスクを表示する] オプションを [オン] に設定します。

タスクは、進行中、キャンセル済、または 完了 としてマークすることができます。 タスクがグループに割り当てられている場合は、グループ内の 1 人のユーザーが完了したときに 完了 としてマークされます。

タスクを再割り当てすることもできます。