Gestire l'elenco di indirizzi consentiti per La ricerca con restrizioni di SharePoint

La ricerca con restrizioni di SharePoint è progettata per i clienti di Microsoft 365 Copilot chat ed esperienze agentic. È progettato come soluzione a breve termine per consentire agli amministratori dell'organizzazione di esaminare e controllare accuratamente le autorizzazioni per siti e file, ma non è progettato o scalabile per l'uso a lungo termine. Sono disponibili soluzioni complete per la sicurezza dei dati, tra cui Gestione avanzata di SharePoint e Microsoft Purview.

In qualità di amministratore di SharePoint o di un altro amministratore di Microsoft 365, è possibile configurare un elenco consentito di Ricerca di SharePoint con restrizioni con un massimo di 100 siti di SharePoint selezionati. Per la ricerca copilot e a livello di organizzazione, oltre ai contenuti a cui gli utenti hanno già accesso, tramite condivisione diretta, visita o proprietario, gli utenti dell'organizzazione possono raggiungere i siti solo nell'elenco dei siti consentiti, in base alle autorizzazioni correnti di questi siti.

La configurazione dell'elenco consenti in Ricerca SharePoint con restrizioni consente di esaminare e controllare le autorizzazioni del sito. Ma quali siti è necessario includere nell'elenco consentiti? Questo articolo presenta le strategie e le tecniche per la cura dell'elenco di utenti consentiti.

Passaggi per creare l'elenco di autorizzazioni curate

Per creare un elenco di autorizzazioni curate per Ricerca sharePoint con restrizioni, iniziare creando un elenco iniziale di siti. Collaborare quindi con gli amministratori del sito e gli stakeholder per valutare le autorizzazioni ed esaminare i siti. Applicare infine l'elenco con script di PowerShell come amministratore di SharePoint o versione successiva in Microsoft 365.

Passaggio 1: Ottenere un elenco iniziale di siti

Ogni organizzazione potrebbe avere criteri diversi per i siti che si sceglie di cercare nell'organizzazione e individuabili da Copilot. È possibile usare le funzionalità di SharePoint Amministrazione Center (SPAC) per identificare i siti che possono far parte dell'elenco consenti in base ai propri criteri. Per mantenere gestibile l'elenco, iniziare con i due tipi di siti seguenti per l'elenco consentiti:

• I siti "noti": gli amministratori del sito di SharePoint conoscono già un set di siti dell'organizzazione che sono sicuri di partecipare alla ricerca a livello di organizzazione e all'esperienza Copilot. Includere questi siti nell'elenco consenti.

• I principali siti attivi e condivisi: l'elenco consenti influisce su ciò che gli utenti possono visualizzare nei risultati della ricerca a livello di organizzazione e nell'esperienza Copilot. Per ottimizzare la ricerca degli utenti e l'esperienza Copilot, includere i principali siti attivi e condivisi nell'elenco consenti. A seconda della licenza, è possibile usare il report SharePoint Amministrazione Center (SPAC) o SharePoint Amministrazione Center Data access governance (DAG) Activity(sharing) per identificare i siti più attivi e condivisi.

Passaggio 2: Esaminare le autorizzazioni del sito

Dopo aver visualizzato l'elenco dei siti (fino a 100), assicurarsi che le autorizzazioni del sito e i controlli del contenuto siano implementati abbastanza bene da renderli visibili per la ricerca e l'esperienza Copilot. Collaborare con gli amministratori e gli stakeholder del sito per valutare le autorizzazioni ed esaminare i siti.

Passaggio 3: Usare gli script di PowerShell per applicare l'elenco consenti

Dopo aver esaminato le autorizzazioni nei siti curati, usare gli script di PowerShell per attivare Ricerca sharePoint con restrizioni, aggiungere siti e rimuovere siti. È anche possibile usare gli script di PowerShell per ottenere l'elenco di tutti i siti nell'elenco consentiti.

Trovare i siti più attivi e condivisi

È possibile trovare i siti più attivi usando SharePoint Amministrazione Center (SPAC). Se si dispone di licenze Microsoft 365 E5 o microsoft - Gestione avanzata SharePoint, è anche possibile usare il dag SPAC per trovare i siti più condivisi.

• Uso dell'interfaccia di amministrazione di SharePoint: Se l'organizzazione dispone di SharePoint, è possibile accedere all'interfaccia di amministrazione di SharePoint. Usare la funzionalità Siti attivi nell'interfaccia di amministrazione di SharePoint per ottenere l'elenco dei siti con il maggior numero di visualizzazioni di pagina e file negli ultimi 30 giorni. Questa attività può indicare l'elenco di siti che interessano il pubblico più ampio possibile nell'organizzazione.

• Uso del report attività di governance dell'accesso ai dati (condivisione) per identificare i siti condivisi più negli ultimi 28 giorni.Using the data access governance activity (sharing) report to identify sites that are shared most in the last 28 days.

Usare l'interfaccia di amministrazione di SharePoint per trovare i siti più attivi

Gli amministratori possono usare le funzionalità dell'interfaccia di amministrazione di SharePoint per identificare i siti che possono far parte dell'elenco consentiti in base ai criteri. La pagina Siti attivi nell'interfaccia di amministrazione di SharePoint consente di visualizzare i siti di SharePoint nell'organizzazione. In base alle esigenze dell'organizzazione, è possibile ordinare e filtrare i siti in base a colonne quali Ultima attività, Visualizzazioni pagina e Visite alle pagine. È possibile cercare siti e personalizzare le colonne e le viste.

1. Nel riquadro di spostamento dell'interfaccia di amministrazione di SharePoint selezionare Siti attivi.

   

2. Usando la funzionalità di ordinamento e filtro dei siti attivi, è possibile gestire i primi 100 siti in base alle esigenze dell'organizzazione e creare una visualizzazione personalizzata.

   

3. Spostare le colonne scorrendo verso destra e selezionando Personalizza colonne.  

   

   Usare le frecce su e giù accanto al nome di ogni colonna per spostare verso l'alto le visualizzazioni pagina e Files colonne accanto all'URL, quindi è facile visualizzare insieme le colonne importanti per l'analisi.  

   

4. Per creare una visualizzazione personalizzata dei primi 100 siti ordinati in base alle visualizzazioni di pagina degli ultimi 30 giorni, seguire questa procedura:

   1. Selezionare la freccia accanto all'intestazione di colonna delle visualizzazioni pagina e selezionare Da grande a piccola.

   2. Selezionare la freccia accanto all'intestazione di colonna Dell'ultima attività selezionare l'opzione Filtra in base all'ultima attività>Ultimi 30 giorni.

   3. Usare le altre colonne per ordinare o filtrare in base alle esigenze.

      

5. Creare una visualizzazione personalizzata in base all'impostazione corrente e salvarla per un uso futuro. Per creare una visualizzazione personalizzata, selezionare Tutti i siti>Salva visualizzazione con nome.

   

6. Specificare un nome per la visualizzazione personalizzata:

   

   La visualizzazione personalizzata salvata è ora disponibile per la scelta dal menu a discesa la prossima volta.

   

7. Esportare i siti e gestire l'elenco nel file CSV che è possibile usare per aggiungere all'elenco selezionando la scheda Esporta .

   

Il file CSV esportato è simile al file CSV seguente:

Usare il report attività di governance dell'accesso ai dati (condivisione) per trovare la maggior parte dei siti condivisi

Gestione avanzata SharePoint include report di governance dell'accesso ai dati per i siti di SharePoint. Questo report consente di identificare i potenziali siti attivi e condivisi negli ultimi 28 giorni.  

1. Nell'interfaccia di amministrazione di SharePoint selezionare Report>Governance dell'accesso ai dati. Selezionare il report Collegamenti di condivisione .

   

2. Nel riquadro della pagina Collegamenti di condivisione selezionare il report Collegamenti chiunque .

   

3. Il report dei collegamenti "Chiunque" fornisce un elenco di siti in cui è stato creato il numero più alto di collegamenti Chiunque . Questi collegamenti consentono a chiunque di accedere a file e cartelle senza accedere. Questi siti potrebbero essere ottimi candidati per consentire la ricerca a livello di tenant/organizzazione.

   

Risorse

Prepararsi per Microsoft 365 Copilot con Gestione avanzata SharePoint