Integrare Outlook e SAP con Power Apps

Questa soluzione offre un flusso di lavoro integrato tra Microsoft Outlook e SAP Customer Relationship Management (SAP CRM), consentendo agli utenti di lavorare senza problemi in entrambi gli ambienti. Rimuove la necessità di immettere manualmente i dati e le attività delle relazioni con i clienti in SAP fornendo un'esperienza guidata e compatibile con il contesto direttamente nel riquadro di lettura Outlook.

Diagramma dell'architettura

Workflow

1. L'utente apre un messaggio di posta elettronica in Outlook

   L'app canvas incorporata carica i metadati contestuali usando connettori Microsoft Power Platform, ad esempio Office 365 Outlook e Utenti di Office 365.

2. L'app Canvas recupera i dettagli della posta elettronica tramite i connettori

   • Indirizzi del mittente e del destinatario
   • Corpo del messaggio
   • Attachments

3. L'app Canvas esegue query su SAP CRM/S/4HANA usando un connettore personalizzato

   • Cerca i record dei partner commerciali, inclusi i clienti e i contatti
   • Restituisce dati SAP strutturati nell'interfaccia utente

4. L'utente seleziona le azioni nel componente aggiuntivo Outlook

   • Creare un'attività SAP dal messaggio di posta elettronica
   • Salvare messaggi di posta elettronica e allegati in SAP CRM
   • Visualizza i record SAP correlati
   • Creare attività di completamento

5. Il connettore personalizzato invia operazioni ai servizi SAP OData

   • Implementa l'autenticazione OAuth 2.0
   • Trasforma e valida i payload
   • Scrive nuovamente le attività o recupera i dati dei partner

6. Orchestrazione di dataverse e Power Automate (estensione facoltativa)

   • Acquisisce e visualizza i log
   • Attiva l'automazione del flusso di lavoro
   • Abilita scenari di elaborazione estesi

Componenti

Questa soluzione usa più componenti per garantire una perfetta integrazione tra Outlook, Power Apps e SAP.

App canvas Power Apps

app canvas di Power Apps forniscono l'interfaccia utente principale per la soluzione. L'app viene incorporata direttamente nel riquadro di lettura Outlook usando il Power Apps supportato nel modello di hosting Outlook. Presenta le informazioni pertinenti relative a SAP Business Partner e attività correlate al messaggio di posta elettronica attualmente aperto. Guida gli utenti attraverso attività comuni, ad esempio la creazione di attività, il salvataggio di messaggi di posta elettronica e allegati e la creazione di attività di completamento.

L'app è progettata per interazioni leggere e orientate alle attività. È ottimizzato per la velocità e il cambio di contesto minimo. Delega l'integrazione e la logica di elaborazione ai livelli back-end per mantenere reattiva e gestibile l'interfaccia utente. L'app usa il API JavaScript di Office (Office.js) solo per il passaggio di contesto leggero dall'elemento attivo Outlook all'app Power incorporata e non ospita l'interfaccia utente o la logica di business.

Connettori personalizzati

Un connettore personalizzato di Power Platform fornisce il livello di integrazione tra il componente aggiuntivo Outlook e i servizi SAP OData. Gestisce l'autenticazione (OAuth2, autorizzazioni delegate), passa parametri, chiama endpoint SAP e restituisce dati strutturati all'app canvas.

Il connettore consente alla soluzione di:

• Recuperare le informazioni dei partner aziendali SAP correlate a mittenti e destinatari di posta elettronica
• Creare attività SAP dal contenuto della posta elettronica
• Archiviare messaggi di posta elettronica e allegati in SAP
• Creare azioni di completamento collegate ai record SAP

SAP rimane il sistema di record per i dati relativi a clienti, contatti e attività. Pertanto, qualsiasi integrazione deve rispettare i modelli di sicurezza aziendali di SAP, la propagazione delle identità e gli standard di esposizione delle API, supportando al contempo l'accesso per utente e la verifica completa.

Valutazione del connettore SAP nativo

Valutare i connettori SAP nativi come opzione iniziale, principalmente perché:

• Offrire costi di manutenzione e ciclo di vita inferiori
• Seguire un modello di connettore gestito standard
• Sono preferibili quando vengono soddisfatti i requisiti funzionali e architetturali

Tuttavia, durante la valutazione tecnica, i connettori SAP nativi non soddisfano i requisiti di questa architettura, in particolare nei paesaggi SAP aziendali in cui le API vengono esposte tramite SAP API Management all'interno di SAP Business Technology Platform (SAP BTP).

Le limitazioni identificate includono:

• Controllo limitato sulle intestazioni HTTP specifiche di SAP, ad esempio la gestione della richiesta intersito (CSRF) e le intestazioni condizionali
• Flessibilità insufficiente per le strutture di payload SAP OData personalizzate
• Compatibilità limitata con i servizi esposti tramite SAP API Management
• Riduzione della capacità di supportare modelli di autenticazione delegata per utente allineati alla propagazione delle identità SAP
• Richiede agli utenti finali di immettere i dettagli di configurazione tecnica specifici di SAP durante la creazione di una connessione, che in genere gli utenti non conoscono e non devono essere responsabili. I parametri di connessione SAP tecnici devono essere gestiti centralmente e astratti dagli utenti aziendali.

Perché usare un connettore personalizzato di Power Platform

Usare un connettore personalizzato di Power Platform per soddisfare i requisiti precedenti e allinearsi ai modelli di integrazione SAP aziendali.

Questo approccio consente di:

• Integrazione fluida con SAP API Management come perimetro aziendale ufficiale di SAP
• Controllo completo sulle strutture di richiesta e risposta, inclusi i requisiti del protocollo specifici di SAP
• Supporto per l'autenticazione delegata per utente (OAuth 2.0 tramite SAP API Management)
• Comportamento prevedibile in ambienti SAP CRM e SAP S/4HANA
• Evitare la connettività diretta non supportata ai sistemi SAP locali

Il connettore personalizzato si integra esclusivamente con SAP API Management e non direttamente con i sistemi back-end SAP.

Limitazione e gestione del traffico dell'API SAP

Il throttling delle API SAP, la limitazione della frequenza e i criteri di controllo del traffico sono esplicitamente esclusi dall'ambito della fornitura di Power Platform.

Questi controlli sono:

• Configurato in SAP API Management (SAP BTP)
• Governato e gestito dal team interno della piattaforma SAP

Dal punto di vista di Power Platform, Gestione API SAP viene considerato come un servizio HTTPS regolamentato. Il connettore personalizzato non implementa né sovrascrive il comportamento di limitazione della frequenza e rispetta le risposte di SAP API Management.

Limiti di connettività e responsabilità SAP

SAP CRM è accessibile esclusivamente tramite API SAP esposte esternamente e gestite da SAP API Management (SAP BTP). I componenti di Power Platform non si connettono direttamente ai sistemi SAP locali e non usano il gateway dati locale. SAP API Management funge da proxy inverso, perimetro di sicurezza e livello di mediazione dei protocolli, esponendo i servizi SAP OData tramite HTTPS in modo controllato e approvato a livello aziendale.

Topologia di connettività end-to-end (dipendenza della distribuzione aziendale)

Anche se Power Platform si connette solo all'endpoint HTTPS di SAP API Management (SAP BTP), SAP API Management deve disporre di connettività sicura al back-end SAP locale.

In genere, il team sap o l'infrastruttura del cliente implementa questo approccio usando modelli di connettività standard SAP, ad esempio SAP Cloud Connector e connettività di rete privata, ad esempio VPN o peering.

Limite di responsabilità

Ambito di Power Platform: chiama solo l'endpoint di Gestione API SAP esposto esternamente tramite HTTPS. Power Platform non richiede il tunneling diretto della rete, la configurazione VPN o la configurazione dell'endpoint privato.

Ambito del cliente/SAP: stabilisce e regola BTP-to-on-premise routing, regole del firewall, certificati e segmentazione di rete in base ai criteri di sicurezza aziendali.

Questa architettura di riferimento presuppone che l'endpoint DELL'API SAP sia approvato dall'organizzazione, raggiungibile da Microsoft servizi cloud e protetto tramite i criteri di Gestione API SAP per l'autenticazione, l'autorizzazione, la limitazione e il controllo.

Compromessi e gestione del ciclo di vita

• Vantaggi: comportamento di integrazione prevedibile, controllo completo sui requisiti del protocollo specifici SAP, incluse le intestazioni, il Cross-Site Request Forgery (CSRF) e il payload, e un chiaro allineamento con SAP API Management come perimetro aziendale.

• Compromessi: Richiede una chiara responsabilità per il controllo delle versioni dei connettori, i test, il monitoraggio e la gestione delle modifiche, ad esempio quando i servizi SAP OData subiscono evoluzioni.

SAP CRM

SAP CRM funge da sistema di record per i dati relativi a clienti, contatti e attività. La soluzione interagisce principalmente con SAP tramite servizi OData standardizzati per eseguire ricerche di partner aziendali, recuperare record correlati e creare o aggiornare attività in base alle azioni degli utenti in Outlook. Mantenendo la logica di business di base e la proprietà dei dati all'interno di SAP, l'architettura è allineata ai principi erp (Enterprise Resource Planning) e evita la duplicazione dei dati non necessaria tra i sistemi.

Connettori Power Platform

Usare i connettori Office 365 Outlook e Utenti di Office 365 per recuperare informazioni contestuali sul messaggio di posta elettronica attualmente aperto, inclusi i dettagli del mittente e del destinatario, il corpo del messaggio di posta elettronica e gli allegati. L'app canvas usa questi dati per precompilare i dati dell'attività SAP e abilitare l'allegato di messaggi di posta elettronica e documenti ai record SAP. Usare questi dati esclusivamente per i metadati necessari. Assicurarsi che tutti gli accessi si verifichino tramite il contesto della connessione personale dell'utente specifico per supportare la sicurezza e la conformità.

Microsoft Dataverse (estensione facoltativa)

Introdurre Dataverse come livello di estensione facoltativo per supportare scenari di governance, log ed elaborazione estesa tra componenti. Archivia i log operativi, i metadati di integrazione e i dati temporanei necessari per flussi di lavoro e analisi avanzati. Dataverse offre anche una base per miglioramenti futuri, tra cui la creazione di report, il monitoraggio e l'esposizione controllata dei dati, senza influire sui sistemi SAP principali.

Power Automate (estensione facoltativa)

Usare Power Automate nelle fasi successive per orchestrare i flussi di lavoro asincroni attivati da eventi correlati a OUTLOOK o SAP. I casi d'uso tipici includono elaborazione in background, notifiche, flussi di escalation o integrazione con altri sistemi. Mantenendo l'automazione facoltativa e ad accoppiamento libero, l'architettura supporta l'adozione incrementale senza aggiungere dipendenze di runtime non necessarie al flusso di interazione utente principale.

Dettagli dello scenario

I team addetti alle vendite e ai servizi lavorano spesso in Outlook per le comunicazioni dei clienti e SAP CRM/S/4HANA per le attività operative. Il passaggio tra sistemi aumenta lo sforzo manuale e può causare dati incompleti o incoerenti. Questa soluzione fornisce un'area di lavoro unificata direttamente all'interno di Outlook, aiutando gli utenti a identificare i clienti, salvare i messaggi di posta elettronica in SAP come attività e creare follow-up senza cambiare sistema. Questo approccio consente di ridurre l'immissione manuale dei dati e migliorare la completezza dei dati nei processi rivolti ai clienti.

Il componente aggiuntivo Outlook consente agli utenti di:

• Identificare i partner aziendali SAP correlati ai messaggi di posta elettronica
• Creare attività SAP dal contenuto della posta elettronica
• Archiviare messaggi di posta elettronica e allegati in SAP
• Creare azioni di completamento collegate ai record SAP

Sebbene esistano funzionalità simili in alcune estensioni native Microsoft, attualmente non esiste una soluzione paragonabile che integra in modo efficace SAP CRM locale con un'estensione Outlook. Questa soluzione riempie tale gap portando le principali funzionalità di SAP CRM in Outlook in modo intuitivo per gli utenti finali e allineato ai requisiti di integrazione aziendale.

Prerequisiti

Questa soluzione usa connettori personalizzati di Power Platform, che richiedono Power Apps licenze Premium per gli utenti finali. Ogni utente di Outlook che utilizza l'integrazione SAP deve disporre della relativa licenza.

Considerazioni

Queste considerazioni implementano i pilastri di Power Platform Well-Architected, un insieme di principi guida che migliorano la qualità di un carico di lavoro. Per altre informazioni, vedere Microsoft Power Platform Well-Architected.

Reliability

Questa architettura usa modelli di integrazione resilienti per mantenere la soluzione senza problemi anche quando i sistemi dipendenti sono lenti o temporaneamente non disponibili. Il connettore personalizzato usa la logica di ripetizione dei tentativi e i timeout controllati per le chiamate SAP OData per gestire gli errori temporanei. Quando si verificano problemi, l'app canvas mostra gli errori in modo chiaro e utile e spiega cosa fare successivamente. La progettazione limita anche le ricerche a ciò che è necessario durante le interazioni dell'utente, riducendo così il rischio di errori a catena.

Security

Questa architettura applica la sicurezza tramite la gestione delle identità end-to-end e degli accessi allineata alle procedure consigliate di Power Platform. Trasmette dati sensibili, ad esempio metadati di posta elettronica, allegati e record dei clienti, solo su canali crittografati, senza spazio di archiviazione locale nei dispositivi utente. Implementa l'accesso con privilegi minimi sia in SAP che nell'ambiente Power Platform. Tutte le comunicazioni tra Outlook, back-end Office 365, il connettore personalizzato e SAP seguono una mentalità senza trust, assicurandosi che l'identità venga convalidata per ogni chiamata.

Modello di identità e autenticazione

Connettori Power Platform che usano OAuth 2.0 con autorizzazioni delegate accedono alle risorse Microsoft Graph. Operano nel contesto dell'utente connesso Outlook. L'accesso SAP usa l'autenticazione delegata per utente tramite SAP API Management. Il provider di identità aziendale (IdP) federa l'autenticazione degli utenti mediante SAML (Security Assertion Markup Language) 2.0. L'asserzione SAML risultante viene scambiata per un token di accesso OAuth 2.0 (flusso di asserzione BEARER SAML). Sap API Management usa questo token per chiamare i servizi SAP OData mantenendo al tempo stesso l'identità dell'utente finale.

Ogni utente stabilisce la propria connessione Power Platform al connettore personalizzato al primo uso. L'architettura non utilizza account di servizio runtime condivisi per le operazioni aziendali.

Mapping delle identità e ciclo di vita dell'utente

Per garantire un accesso SAP sicuro per singolo utente, le organizzazioni necessitano di un approccio chiaro per la mappatura delle identità Microsoft ai principal SAP e per gestire l'accesso durante l'intero ciclo di vita dell'utente.

• Principio di mapping: Le operazioni SAP usano l'identità dell'utente finale propagata tramite SAP API Management. La strategia di identità del cliente deve definire il modo in cui un'identità Microsoft, ad esempio il nome dell'entità utente (UPN) di Entra ID o un indirizzo di posta elettronica, viene associata all'identità SAP corrispondente, ad esempio un ID utente SAP. Deve inoltre includere dove tale mappatura viene mantenuta, ad esempio nell'IdP, in SAP oppure nell'ambito di un processo di gestione delle identità e degli accessi (IAM).

• Provisioning e deprovisioning: I processi standard enterprise joiner, mover e leaver concedono e revocano l'accesso alle API SAP. Quando un utente è disabilitato nel provider di identità aziendale o rimosso dai ruoli di autorizzazione SAP, le chiamate del connettore successive hanno esito negativo (accesso negato).

• Nessun account aziendale condiviso: L'architettura non usa gli account del servizio per le operazioni aziendali di runtime. Possono esistere solo per le attività di configurazione, distribuzione e configurazione dell'ambiente in processi DevOps controllati.

• Verificabilità: Poiché le chiamate vengono eseguite per utente, i log di controllo SAP e i log di Gestione API possono attribuire azioni all'utente di avvio, supportando la separazione dei compiti e dei report di conformità.

Eccellenza operativa

Questa architettura segue le procedure consigliate operative per supportare la gestibilità, l'osservabilità e la gestione uniforme del ciclo di vita. La registrazione centralizzata, ad esempio tramite strumenti di dataverse o di monitoraggio, può acquisire chiamate, errori e modelli di utilizzo del connettore per aiutare gli amministratori a individuare i problemi in anticipo e ottimizzare le prestazioni.

È possibile aggiornare l'app canvas centralmente senza richiedere la reinstallazione dell'utente, riducendo il sovraccarico operativo. La netta separazione dei sistemi di interfaccia utente, logica di integrazione e back-end supporta anche miglioramenti iterativi e implementazioni controllate.

Efficienza prestazionale

Le prestazioni sono ottimizzate riducendo al minimo il recupero dei dati ed eseguendo solo le operazioni necessarie. Definire l'ambito delle ricerche SAP al set più piccolo di attributi business partner necessari per lo scenario di Outlook, riducendo il carico sugli endpoint OData SAP. Semplificare le chiamate al connettore Power Platform per recuperare solo i metadati di posta elettronica essenziali. Evitare trasformazioni pesanti nell'app canvas delegando l'elaborazione al connettore personalizzato. Questo approccio comporta un rendering più rapido dell'interfaccia utente e un'esperienza utente più fluida.

Ottimizzazione dell'esperienza

Assegnare priorità all'efficienza degli utenti e alla continuità del flusso. Incorporando l'interfaccia direttamente nel riquadro di lettura Outlook, si riduce il cambio di contesto, in modo che gli utenti possano completare più rapidamente le attività correlate a SAP. L'app canvas fornisce moduli precompilato, navigazione intuitiva e accesso immediato ai record SAP correlati, che consente di ridurre il carico cognitivo e il lavoro manuale. Concentrandosi sulle azioni più comuni, ovvero la creazione di attività, il salvataggio di messaggi di posta elettronica e allegati in SAP e la ricerca dei clienti, l'esperienza rimane veloce, prevedibile e allineata alle esigenze degli utenti.

Altre considerazioni

Oltre alle considerazioni di base sull'architettura, pianificare le procedure di supporto che aiutano a mantenere la soluzione gestibile, supportabile e conforme nel tempo. Queste considerazioni riguardano la gestione del ciclo di vita, l'osservabilità e la governance dei connettori per la distribuzione aziendale.

Application Lifecycle Management (ALM)

Questa architettura di riferimento presuppone l'uso di Power Platform ALM standard, in cui le pipeline native di Power Platform sono sufficienti per promuovere le soluzioni tra gli ambienti con approvazioni e audit.

• Gestire ambienti di sviluppo, test e produzione separati.

• Usare soluzioni per la creazione di pacchetti e il trasporto:

  • Non gestito in fase di sviluppo.
  • Gestito negli ambienti di test e produzione.

• Promuovere soluzioni gestite tra ambienti tramite pipeline in Power Platform con approvazioni controllate e cronologia di esecuzione. Il rollback viene gestito ridistribuendo una versione della soluzione gestita valida quando necessario.

• Usare le variabili di ambiente e i riferimenti alle connessioni per gli URL degli endpoint e i binding dei connettori (nessun valore codificato in modo statico).

• Archiviare segreti e certificati in un archivio segreto approvato, ad esempio Key Vault e mai nelle formule o nelle definizioni dei connettori dell'app.

• Applica controlli di qualità della soluzione, ad esempio Solution Checker e l'analisi statica, prima della promozione in produzione.

• Opzionale: Eseguire l'integrazione con CI/CD esterno (Azure DevOps o GitHub) solo se l'organizzazione richiede carichi di lavoro avanzati.

Observability

Il livello base minimo di osservabilità per la supportabilità aziendale comprende:

• Acquisizione dei dati di telemetria di integrazione per ogni chiamata SAP, inclusi il timestamp, il nome dell'operazione, il codice di stato della risposta, la latenza e la categoria di motivo dell'errore. Includi un identificatore di correlazione per tracciare una singola azione dell'utente da Power Apps al connettore, a SAP API Management e a SAP.

• Centralizzazione dei log in un archivio approvato dall'organizzazione, ad esempio tabelle dataverse o una piattaforma di monitoraggio esterna.

• Definizione delle soglie di avviso, ad esempio frequenza di errore elevata, latenza sostenuta e errori di autenticazione e gestione di un runbook operativo per la risposta agli eventi imprevisti.

• Garantire che i criteri di Gestione API SAP generano anche log e supportino la traccia per la risoluzione dei problemi e la conformità.

Monitoraggio delle applicazioni

La soluzione usa Microsoft Application Insights per acquisire i dati di telemetria a livello di applicazione dall'app canvas Power Apps. Implementa tracce ed eventi personalizzati per monitorare il comportamento dell'applicazione, le interazioni dell'utente e i flussi funzionali chiave all'interno del componente aggiuntivo Outlook. Questo monitoraggio offre visibilità sulle azioni utente, sull'utilizzo delle funzionalità, sui percorsi di esecuzione e sugli errori a livello di applicazione, supportando sia la risoluzione dei problemi che il miglioramento continuo dell'esperienza utente.

Integrazione e monitoraggio della rete

La piattaforma SAP centralizzata gestisce il monitoraggio a livello di rete, l'analisi del traffico e il monitoraggio delle prestazioni api per le integrazioni SAP tramite SAP API Management. Dal punto di vista di Power Platform, considerare SAP API Management come endpoint HTTPS regolamentato. Power Platform non implementa il monitoraggio a livello di rete né la logica di throttling e si affida a SAP API Management per fornire il controllo del traffico, la diagnostica e i log di audit per le chiamate API SAP.

Prevenzione della perdita dei dati (DLP) e governance del connettore

Usare ambienti gestiti, criteri dati e governance del connettore per limitare lo spostamento dei dati e garantire che siano consentiti solo connettori, ambienti e procedure di gestione degli allegati approvati.

• Usare ambienti regolamentati: Distribuire solo in ambienti gestiti e gestire ambienti di sviluppo, test e produzione tramite gruppi di ambiente (zone) in modo che le regole siano coerenti e non sottoposte a override locale.

• Applica criteri di connettore avanzati (preferito): consente in modo esplicito solo i connettori necessari e limita le funzionalità ad alto rischio, inclusi i controlli a livello di azione e parametro o endpoint, se disponibili. Per altre informazioni, vedere Applicare criteri del connettore avanzati.

• Baseline dei criteri per i dati classici: Classificare i connettori di Office 365 e il connettore personalizzato SAP in base ai criteri, in genere come Aziendale, e bloccare le combinazioni di connettori non approvate. Per altre informazioni, vedi Gestire i criteri di dati.

• Misure di sicurezza degli allegati: Applicare limiti di dimensioni e tipi di file, analisi, etichettatura o classificazione e requisiti di conservazione ottenibili tramite funzionalità di sicurezza standard Microsoft, ad esempio Microsoft Purview e Microsoft Defender.

Decisioni e alternative di progettazione considerate

Connettività SAP locale: La soluzione non usa la connettività diretta da Power Platform a sistemi SAP locali, ad esempio tramite il gateway dati locale o il tunneling di rete privata. Si accede invece ai sistemi SAP esclusivamente tramite API SAP esposte esternamente e gestite da SAP API Management.

Livello di integrazione: Il team ha considerato modelli middleware, ad esempio Gestione API di Azure o App per la logica. Hanno selezionato SAP API Management (SAP BTP) come limite di integrazione autorevole perché il team della piattaforma SAP è proprietario e lo controlla. Supporta la sicurezza nativa sap, la propagazione delle identità e la gestione del ciclo di vita.

Modello di autenticazione: La soluzione evita gli account del servizio condiviso per l'accesso aziendale in fase di esecuzione. Usa l'autenticazione delegata per utente, che consente il controllo completo, la separazione dei compiti e la conformità ai criteri di gestione delle identità aziendali.

Modello di estendibilità di Outlook: La soluzione usa un modello supportato per l'hosting di un'app canvas di Power Apps in Outlook anziché un componente aggiuntivo personalizzato del riquadro attività di Office.js. Office.js viene utilizzato solo per un leggero trasferimento del contesto, mentre la logica di business e l'interfaccia utente vengono implementate nei componenti di Power Platform.

Contributori

Microsoft gestisce questo articolo. I seguenti collaboratori hanno scritto questo articolo.

Autori principali:

• Karel Beranek, Direttore consegna

Risorse correlate

• Panoramica dei componenti aggiuntivi Outlook
• Outlook documentazione per sviluppatori
• connettore Office 365 Outlook
• Connettore Utenti di Office 365
• Documentazione di Power Platform e SAP
• Gestione del ciclo di vita delle applicazioni (ALM) con Microsoft Power Platform
• Panoramica delle pipeline in Power Platform
• Integrare Power Platform con SAP per la gestione dei dati