Creazione e attivazione delle regole di assegnazione

Le regole di assegnazione instradano automaticamente nuovi lead, opportunità e informazioni dettagliate ai venditori o ai team di vendita giusti. Crea una regola di assegnazione per i record di lead, opportunità e Seller Insights definendo condizioni come il segmento, i venditori e la distribuzione. Dopo aver attivato una regola, tutti i record che soddisfano le condizioni definite per la regola vengono automaticamente assegnati a un venditore. Dedichi meno tempo alla creazione delle assegnazioni. Lead, opportunità e informazioni utili non vengono più trascurati e le assegnazioni sono bilanciate tra i membri del tuo team di vendita.

Una regola prende in considerazione solo i record creati o aggiornati dopo l'attivazione. Quando viene creato un record di lead, opportunità o informazioni dettagliate di venditore, le regole di assegnazione vengono applicate all'ordine in cui sono elencate, a partire dall'alto. Se un record soddisfa le condizioni di una regola, tale regola viene applicata e nessun'altra regola viene presa in considerazione. Per impostazione predefinita, le regole sono elencate nell'ordine in cui sono state create, con la più recente in basso. Tuttavia, puoi modificare l'ordine delle regole di assegnazione in ogni momento.

Guarda questo breve video per saperne di più sulle regole di assegnazione in Acceleratore delle vendite:

I segmenti e le regole di assegnazione fanno parte della funzionalità di incarico di lavoro. L'incarico di lavoro è disponibile nella versione 9.1.23074.10021 di Acceleratore delle vendite e viene implementata in modo graduale in diverse aree geografiche. Scopri di più sull'assegnazione del lavoro.

Prerequisiti

Prima di iniziare a creare le regole di assegnazione, assicurati di selezionare i ruoli di sicurezza che assegnano automaticamente i record.

Crea una regola di assegnazione

  1. Accedi all'app Dynamics 365 Remote Assist.

  2. Nell'angolo inferiore sinistro della pagina, seleziona Cambia area>Impostazioni di Sales Insights.

  3. In Acceleratore delle vendite, seleziona Assegnazione del lavoro.

  4. Seleziona un Tipo di record, quindi seleziona Aggiungi regola di assegnazione.

    Schermata del riquadro Aggiungi una regola di assegnazione.

  5. Nella sezione 1, Nome regola, inserisci un Nome significativo per la regola.

  6. Nella sezione 2, tipo di record Idoneo per questa regola, seleziona il segmento a cui si applica la regola.

    Per impostazione predefinita, la regola viene eseguita su tutti i record di questo tipo. Se un segmento appropriato non esiste, seleziona + Nuovo segmento e crealo.

Aggiungere condizioni per filtrare i record

Puoi aggiungere fino a 10 condizioni, incluse le condizioni nei gruppi e nelle entità correlate. Se hai bisogno di ulteriore assistenza, contatta il supporto tecnico Microsoft.

  1. Selezionare + Aggiungi condizioni.

  2. Seleziona + Aggiungi, quindi utilizza le seguenti opzioni per creare le condizioni della regola:

    • Aggiungi riga: aggiunge una condizione. Selezionare un attributo, un operatore e un valore. Ad esempio, Creato daEqualsJune Smith.

      Screenshot che mostra una riga di condizione che filtra i lead in cui il valore dell'attributo Creato da è uguale a un nome specifico.

    • Aggiungi gruppo: aggiungere un gruppo di condizioni per filtrare i record usando più attributi combinati da And o Or. Se selezioni And, i record devono soddisfare tutte le condizioni del gruppo. Se selezioni Or, i record possono soddisfare qualsiasi condizione del gruppo.

    • Aggiungi entità correlata: aggiungi una condizione in base agli attributi delle tabelle correlate. Seleziona un attributo nell'elenco Entità correlata, quindi seleziona Contiene dati o Non contiene dati, quindi definisci la condizione.

      Screenshot che mostra una condizione aggiunta per un'entità correlata.

  3. Per impostare un limite di tempo per l'assegnazione di un venditore ai record a cui si applica la regola, selezionare Considera il tipo di record creato nell'ultimo. Seleziona il numero di ore entro le quali la regola considera i record creati per l'assegnazione.

    Se nessun venditore è disponibile a ritirare il record entro tale termine, il record viene contrassegnato come scaduto. Il motivo dello stato è impostato su Venditore non assegnato poiché il record è precedente al periodo di tempo impostato.

Seleziona i venditori, i team di vendita o le code da assegnare

  1. Nella sezione 3, Assegna questo tipo di record al venditore, al team o alla coda, seleziona una delle seguenti opzioni nell'elenco:

    • Qualunque venditore: assegna i record a qualsiasi venditore disponibile e che abbia la capacità necessaria.

    • Venditori con attributi corrispondenti: assegna i record ai venditori che soddisfano le condizioni impostate utilizzando le relative informazioni in Dynamics 365 o attributi del venditore definiti dall'utente per le regole di assegnazione.

      Ad esempio, per assegnare i record ai venditori con sede a Seattle, seleziona Utilizza i campi esistenti dei record del venditore in Dynamics 365, quindi seleziona + Aggiungi>Aggiungi riga. Inserisci la condizione come Città (attributo) È uguale a (condizione) Seattle (valore).

      Puoi avere fino a cinque condizioni. È possibile definire solo una riga come condizione di entità correlata. Se hai bisogno di ulteriore assistenza, contatta il supporto tecnico Microsoft.

    • Venditori specifici: assegna i record ai venditori selezionati. I venditori devono disporre di un ruolo di sicurezza che conceda loro le autorizzazioni per l'assegnazione in base a una regola.

    • Teams con attributi corrispondenti: assegnare record ai team che soddisfano le condizioni definite nel generatore di condizioni. È possibile avere fino a cinque condizioni e una sola riga può essere definita in una condizione di entità correlata. Consigli per l'aggiunta di condizioni alle regole di assegnazione..

    • Team specifici: assegna i record ai team di vendita selezionati. Qualsiasi membro del team può prendere in carico i record. I team devono essere definiti all'interno dell'organizzazione e disporre di un ruolo di sicurezza che conceda loro le autorizzazioni per l'assegnazione tramite una regola.

    • Code con attributi corrispondenti: assegnare record alle code che soddisfano le condizioni definite nel generatore di condizioni. È possibile avere fino a cinque condizioni e una sola riga può essere definita in una condizione di entità correlata. Consigli per l'aggiunta di condizioni alle regole di assegnazione..

    • Coda specifica: assegna i record a una coda specifica selezionata. Qualsiasi membro della coda può ritirare il record. La coda deve essere attivata e definita nella tua organizzazione. Scopri di più su come abilitare la coda per un'entità..

Seleziona la modalità di distribuzione dei record

Se assegni i record a un team di vendita, questa sezione non viene visualizzata perché la regola non li distribuisce ai singoli venditori. Invece, i membri del team distribuiscono effettivamente i record tra di loro. Scopri come viene calcolata la capacità del venditore.

Nota

La sezione Distribuisci tipo di record per è disponibile solo per le assegnazioni relative al venditore.

  1. Nella sezione 4, Distribuisci il tipo di record per, seleziona come la regola deve distribuire i record tra i venditori. Ulteriori informazioni sulla distribuzione dei record nelle regole di assegnazione.

    • Round robin: la regola distribuisce i record in modo uniforme ai venditori qualificati per riceverli in base alle condizioni della regola di assegnazione.
    • Bilanciamento del carico: la regola distribuisce i lead ai venditori in base al carico di lavoro, in modo che tutti i venditori siano ugualmente occupati.

  2. (Facoltativo) Per considerare il programma di lavoro del venditore durante l'assegnazione dei record, selezionare Assegna se il venditore è disponibile all'interno.

    • Se si imposta un limite di tempo, la regola verifica la presenza di venditori disponibili entro tale intervallo di tempo per assegnare il record. Se non è disponibile alcun venditore, la regola contrassegna il record come non assegnato.

    • La regola considera innanzitutto i venditori disponibili a lavorare sui record. Se i venditori non impostano la disponibilità al lavoro, la regola li considera sempre disponibili.

    • Se nessun venditore è disponibile, ad esempio a causa di un giorno di minore attività, l'orario è al di fuori dell'orario lavorativo o in pausa durante l'orario di lavoro, la regola considera i venditori disponibili entro il numero di ore selezionate nel passaggio 2.

    • Se nessun venditore è disponibile a ritirare il record entro tale termine, il record viene lasciato non assegnato e contrassegnato come scaduto.

  3. (Facoltativo) Per tenere conto del carico di lavoro di un venditore, seleziona Assegna tipo di record in base alla capacità del venditore.

  4. Seleziona Salva per creare e attivare la regola.

Le regole di assegnazione vengono eseguite nell'ordine in cui sono elencate. Per impostazione predefinita, le regole sono elencate in ordine crescente per data di creazione con la regola più recente in basso.

Come viene calcolata la capacità del venditore

È possibile calcolare la capacità disponibile di un venditore sottraendo la capacità utilizzata (il numero totale di record attivi assegnati) dalla capacità massima (il numero totale di record che possono essere assegnati a tali record). La capacità utilizzata deriva dal numero totale di record attivi di cui sono proprietari, come determinato dalle regole di assegnazione configurate per l'entità (lead, opportunità o informazioni dettagliate). Ad esempio, se le regole di assegnazione si applicano solo ai lead, la capacità consumata dal venditore proviene esclusivamente dai record dei lead attivi di cui sono proprietari.

La capacità disponibile viene calcolata come segue: Capacità disponibile = Capacità massima - Capacità consumata

Si supponga di configurare le regole di assegnazione solo per l'entità lead. Alex ha una capacità massima di 50 record. Assegni ad Alex 20 record di lead e 10 record di opportunità. Le regole di assegnazione non sono configurate per le opportunità, quindi la capacità disponibile di Alex è pari a 50 (numero massimo di record) - 20 (lead assegnati), ovvero 30 record.

Considerazione

L'applicazione viene eseguita in base a un meccanismo di pooling e i record recuperati vengono elaborati a intervalli regolari. Potrebbe verificarsi un ritardo tra il momento in cui un record soddisfa le condizioni della regola di assegnazione e il momento in cui viene assegnato a un venditore.

Consigli per l'aggiunta di condizioni alle regole di assegnazione

Per semplificare l'esecuzione delle regole in modo più rapido ed efficiente, il sistema limita il numero di condizioni che è possibile aggiungere alle regole di assegnazione. Ecco alcuni suggerimenti per quando sono necessarie più condizioni rispetto a quelle consentite dal limite.

  • Attributi dinamici nel generatore di condizioni: quando si creano condizioni nel generatore di condizioni, usare attributi dinamici per ridurre al minimo il numero di condizioni necessarie per un attributo specifico. Ad esempio, se si desidera assegnare lead dal Stati Uniti, India, Giappone e Brasile ai venditori dello stesso paese o area geografica, è necessario creare quattro condizioni separate per questo. Tuttavia, usando gli attributi dinamici, è possibile consolidarlo in una singola condizione come indicato di seguito: Country>Equals>Lead.Country, dove, se il paese o l'area geografica di un lead corrisponde al paese o all'area geografica del venditore, viene assegnato automaticamente al venditore corrispondente da tale paese. Per ulteriori informazioni, vedi Instradare i lead con regole di assegnazione dinamica.

  • Dividi le condizioni tra regole di assegnazione e segmenti. Sposta alcune condizioni nel segmento. Ad esempio, se hai 15 condizioni nella sezione del tipo di record Idoneo per questa regola, sposta cinque condizioni nel segmento associato.

  • Creare attributi di rollup: usare gli attributi di rollup per evitare problemi di prestazioni quando si aggiungono condizioni che coinvolgono tabelle correlate. Gli attributi di rollup sono campi calcolati che aggregano valori da record correlati. Ad esempio, puoi creare un attributo di rollup che conta il numero di contatti associati a un lead. Informazioni su come definire attributi di rollup.

  • Evitare condizioni duplicate. Non includere attributi già inclusi nel segmento. Ad esempio, se hai un segmento con la condizione Città (attributo) Uguale a (condizione) Seattle (valore), evita di utilizzare lo stesso attributo Città nella regola di assegnazione.

  • Utilizza solo il generatore di espressioni: utilizza sempre il generatore di espressioni per definire o aggiornare le regole. Non aggiornarle tramite Dataverse, la piattaforma dati sottostante di Dynamics 365. Potrebbe verificarsi un comportamento imprevisto che influisce sui record correlati alle regole di assegnazione.

Non riesci a trovare la funzionalità nella tua app?

Esistono alcune possibilità:

  • Non disponi della licenza necessaria per utilizzare questa funzionalità. Consulta la tabella di confronto e la guida alle licenze per vedere quali funzionalità sono disponibili con la tua licenza.
  • Non disponi del ruolo di sicurezza necessario per utilizzare questa funzionalità.
  • L'amministratore non ha attivato la funzionalità.
  • L'organizzazione utilizza un'app personalizzata. Rivolgiti all'amministratore per verificare i passaggi esatti. I passaggi descritti in questo articolo si applicano specificamente alle app Sales Hub e Sales Professional fornite per impostazione predefinita.
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