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Als SharePoint-Administrator in Microsoft 365 können Sie die organization Freigabeeinstellungen für SharePoint und OneDrive ändern. Diese Einstellungen steuern die Freigabe auf organization Ebene. Sie können bei Bedarf restriktivere Einstellungen für bestimmte Websites konfigurieren.
Eine End-to-End-Anleitung zum Konfigurieren der Gastfreigabe in Microsoft 365 finden Sie unter:
- Sichere Zusammenarbeit mit Microsoft 365 einrichten
- Zusammenarbeit mit Gästen an einem Dokument
- Zusammenarbeit mit Gästen in einer Website
- Zusammenarbeit mit Gästen in einem Team
Informationen zum Ändern der Freigabeeinstellungen für eine Website nach dem Festlegen der organization Freigabeeinstellungen finden Sie unter Ändern der Freigabeeinstellungen für eine Website. Informationen zum Ändern der Einstellung für die externe Freigabe für das OneDrive eines bestimmten Benutzers finden Sie unter Ändern der Einstellung für die externe Freigabe für das OneDrive eines Benutzers.
Tipp
Als Ergänzung zu diesem Artikel finden Sie in unserem Microsoft SharePoint-Setupleitfaden bewährte Methoden und Informationen zum Bereitstellungsprozess von der Websiteerstellung bis zur Datenmigration. Zu den Features gehören Schutzbezeichnungen, Richtlinien zur Verhinderung von Datenverlust und die Überwachung von Dateiaktivitäten. Für eine angepasste Umgebung können Sie auf den Leitfaden Einrichten von SharePoint in Microsoft 365 im Microsoft 365 Admin Center zugreifen.
Wie lassen sich SharePoint und OneDrive in Microsoft Entra B2B integrieren?
SharePoint und OneDrive verwenden zwei externe Freigabemodelle:
- Externe SharePoint-Authentifizierung
- SharePoint- und OneDrive-Integration mit Microsoft Entra B2B
Wenn Sie Microsoft Entra B2B-Integration verwenden, gelten Microsoft Entra Einstellungen für die externe Zusammenarbeit, z. B. Einstellungen für Gasteinladungen und Einschränkungen für die Zusammenarbeit.
Die folgende Tabelle zeigt die Unterschiede zwischen den beiden Freigabemodellen.
| Freigabemethode | Dateien und Ordner | Websites |
|---|---|---|
| Externe SharePoint-Authentifizierung (Microsoft Entra B2B-Integration nicht aktiviert) |
Kein Gastkonto erstellt (siehe Hinweis nach dieser Tabelle) Microsoft Entra Einstellungen gelten nicht |
Nicht zutreffend (Microsoft Entra B2B immer verwendet) |
| Microsoft Entra B2B-Integration aktiviert | Gastkonto immer erstellt Microsoft Entra Einstellungen gelten |
Gastkonto immer erstellt Microsoft Entra Einstellungen gelten |
Hinweis
Möglicherweise ist bereits ein Gastkonto aus einem anderen Freigabeworkflow vorhanden, z. B. das Freigeben eines Teams. In diesem Fall wird es für die Freigabe verwendet.
Informationen zum Aktivieren oder Deaktivieren Microsoft Entra B2B-Integration finden Sie unter SharePoint- und OneDrive-Integration mit Microsoft Entra B2B.
Ändern der Einstellung für die externe Freigabe auf organization-Ebene
Erweitern Sie im SharePoint Admin Center Richtlinien, und wählen Sie dann Freigabe aus.
Legen Sie unter Externe Freigabe Ihre Freigabeebene für SharePoint und OneDrive fest. Beachten Sie diese Punkte:
- Die SharePoint-Einstellung gilt für alle Websitetypen, einschließlich Websites, die mit Microsoft 365-Gruppen und -Teams verbunden sind. Gruppen- und Teams-Gastfreigabeeinstellungen wirken sich auch auf verbundene SharePoint-Websites aus.
- Die OneDrive-Einstellung kann restriktiver als die SharePoint-Einstellung sein, jedoch nicht weniger restriktiv.
- Externe Freigabeeinstellungen sind für Ihre organization insgesamt. Jede Website verfügt über eine eigene Freigabeeinstellung. Diese können Sie unabhängig voneinander festlegen, die Einstellung muss jedoch mindestens so restriktiv wie oder restriktiver als die Einstellung der Organisation sein. Weitere Informationen finden Sie unter Ändern der Einstellung für die externe Freigabe für eine Website.
Erweitern Sie Weitere externe Freigabeeinstellungen , und wählen Sie dann die optionen aus, die Sie verwenden möchten.
Weitere Informationen finden Sie unter Weitere Einstellungen für die externe Freigabe (in diesem Artikel).
Klicken Sie auf Speichern.
Wichtig
Microsoft Entra Einstellungen für die externe Zusammenarbeit bestimmen, wer Gäste in Ihrem organization zur Websitefreigabe (immer) sowie zur Datei- und Ordnerfreigabe einladen kann (wenn Azure B2B-Zusammenarbeit aktiviert ist). Achten Sie darauf, Microsoft Entra Gastzugriffseinstellungen im Rahmen Ihrer SharePoint- und OneDrive-Freigabeeinrichtung zu überprüfen.
Externe Freigabeoptionen
In der folgenden Tabelle werden freigabeoptionen für SharePoint und OneDrive beschrieben.
| Option | Beschreibung |
|---|---|
| Jeder | Benutzern das Freigeben von Dateien und Ordnern mithilfe von Links gestatten, die jeder Benutzer, der über den Link verfügt, ohne sich zu authentifizieren, auf die Dateien oder Ordner zugreifen kann. Mit dieser Einstellung können Benutzer auch Websites für neue und vorhandene Gäste freigeben, die sich authentifizieren. Wenn Sie diese Einstellung aktivieren, können Sie die Jeder-Links so einschränken, dass sie innerhalb einer bestimmten Anzahl von Tagen ablaufen müssen oder nur die Anzeigeberechtigung erteilen können. Gemäß Dateianforderungen wird vorausgesetzt, dass OneDrive auf Jeder festgelegt und die Bearbeitungsberechtigungen für Jeder-Links aktiviert ist. Dateianforderungen werden bei allen OneDrive-Einstellungen außer Jeder deaktiviert. Weitere Informationen finden Sie unter Bewährte Methoden zum Freigeben von Dateien und Ordnern für nicht authentifizierte Benutzer kennen. |
| Neue und vorhandene Gäste | Fordern Sie Personen, die Einladungen erhalten, sich mit ihrem Geschäfts-, Schul- oder Unikonto (wenn ihr organization Microsoft 365 verwendet) oder einem Microsoft-Konto anzumelden oder einen Code zur Überprüfung ihrer Identität anzugeben. Benutzer können Für Gäste freigeben, die sich bereits im Verzeichnis Ihres organization befinden, und sie können Einladungen an Personen senden, die dem Verzeichnis hinzugefügt wurden, wenn sie sich anmelden. Weitere Informationen zu Überprüfungscodes finden Sie unter Sichere externe Freigabe in SharePoint. |
| Vorhandene Gäste | Die Freigabe nur für Gäste erlauben, die sich bereits in Ihrem Verzeichnis befinden. Diese Gäste sind möglicherweise in Ihrem Verzeichnis vorhanden, weil sie zuvor Einladungen zur Freigabe akzeptiert haben oder manuell hinzugefügt wurden, z. B. durch Azure B2B-Zusammenarbeit. (Wenn Sie die Gäste in Ihrer Organisation anzeigen möchten, navigieren Sie zur Seite "Gäste" im Microsoft 365 Admin Center). |
| Nur Personen in Ihrer Organisation | Deaktiviert die externe Freigabe. |
Hinweis
Wenn Sie die externe Freigabe für Ihre organization deaktivieren und später wieder aktivieren, erhalten Gäste wieder Zugriff. Wenn Sie wissen, dass die externe Freigabe zuvor aktiviert und für bestimmte Websites verwendet wurde und Sie nicht möchten, dass Gäste den Zugriff wiedererlangen, deaktivieren Sie zuerst die externe Freigabe für diese bestimmten Websites.
Wenn Sie die externe Freigabe einschränken oder deaktivieren, verlieren Gäste in der Regel innerhalb einer Stunde nach der Änderung den Zugriff.
Weitere Einstellungen für die externe Freigabe
| Einstellung | Beschreibung |
|---|---|
| Einschränken der externen Freigabe mithilfe von Domänen | Diese Einstellung ist nützlich, wenn Sie die Freigabe für bestimmte Partner einschränken oder die Freigabe für Personen in bestimmten Organisationen verhindern möchten. Die Einstellung auf Organisationsebene auf dieser Seite wirkt sich auf alle SharePoint-Websites und die OneDrive-Umgebung jedes Benutzers aus. Um diese Einstellung zu verwenden, listen Sie die Domänen (maximal 5.000) im Feld im Format domain.com auf. Wenn Sie mehrere Domänen auflisten möchten, drücken Sie nach dem Hinzufügen der einzelnen Domänen die EINGABETASTE. Sie können auch die externe Freigabe nach Domäne einschränken, indem Sie das Microsoft PowerShell-Cmdlet Set-SPOTenant mit -SharingDomainRestrictionMode und oder -SharingAllowedDomainList-SharingBlockedDomainListverwenden. Informationen zum Einschränken der externen Freigabe nach Domäne auf Standortebene finden Sie unter Eingeschränkte Domänenfreigabe. Zulässige oder blockierte Domänen in Microsoft Entra ID sich auch auf die SharePoint- und OneDrive-Websitefreigabe (immer) sowie die Datei- und Ordnerfreigabe (wenn Azure B2B-Zusammenarbeit aktiviert ist) auswirken. Achten Sie darauf, Microsoft Entra Einschränkungen für die Zusammenarbeit im Rahmen Ihrer SharePoint- und OneDrive-Freigabeeinrichtung zu überprüfen. |
| Ausschließlich Benutzern in bestimmten Sicherheitsgruppen die externe Freigabe erlauben | Weitere Informationen finden Sie unter Verwalten von Sicherheitsgruppen. |
| Gästen das Freigeben von Elementen erlauben, die sich nicht in ihrem Besitz befinden | Standardmäßig müssen Gäste die Berechtigung "Vollzugriff" besitzen, um Elemente extern freigeben zu können. |
| Der Gastzugriff auf eine Website oder OneDrive läuft nach so vielen Tagen automatisch ab | Administratoren können eine Ablaufzeit für den Gastzugriff festlegen. Jeder Gast, der zur Website eingeladen wird oder für den einzelne Dateien und Ordner freigegeben werden, hat für einige Tage Zugriff. Weitere Informationen finden Sie unter Verwalten des Ablaufs von Gästen für eine Website |
| Personen, die einen Verifizierungscode verwenden, müssen sich nach so vielen Tagen wieder authentifizieren | Wenn Personen, die einen Prüfcode verwenden, im Browser "angemeldet bleiben" auswählen, müssen sie nachweisen, dass sie weiterhin auf das Konto zugreifen können, das sie zum Einlösen der Freigabeeinladung verwendet haben, indem sie einen code eingeben, der an dieses Konto gesendet wurde. Weitere Informationen finden Sie unter Schützen der Empfängererfahrung für externe Freigaben. Wenn Azure B2B-Zusammenarbeit aktiviert ist, wird anstelle dieser Einstellung die einstellung Microsoft Entra verwendet. |
| Datei- und Ordnerlinks | Gibt Optionen an, die standardmäßig angezeigt werden sollen, wenn ein Benutzer einen Freigabelink erstellt. |
| Bestimmte Personen | Diese Option ist am restriktivsten und verhindert die umfassende interne Freigabe. Wenn Sie die externe Freigabe zulassen, können Benutzer mit dieser Option Informationen für bestimmte Personen außerhalb der Organisation freigeben. |
| Nur Personen in Ihrer Organisation | Wenn Links weitergeleitet werden, funktionieren sie für alle Personen im organization. Diese Option empfiehlt sich, wenn Ihre Organisation weitgehend intern und selten extern Freigaben vornimmt. |
| Jeder mit diesem Link | Diese Option ist nur verfügbar, wenn Ihre einstellung für die externe Freigabe auf Jeder festgelegt ist. Weitergeleitete Links funktionieren intern oder extern, aber Sie können nicht nachverfolgen, wer Zugriff auf freigegebene Elemente besitzt oder wer auf freigegebene Elemente zugegriffen hat. Diese Option eignet sich am besten für die reibungslose Freigabe, wenn die meisten Dateien und Ordner in SharePoint und OneDrive nicht vertraulich sind. Wenn Sie Jeder mit dem Link auswählen, die Website oder OneDrive jedoch so festgelegt ist, dass die Freigabe nur für Gäste zulässig ist, die sich anmelden oder einen Prüfcode angeben, lautet der Standardlink Nur Personen in Ihrem organization. Benutzer müssen den Linktyp in Bestimmte Personen ändern, um Dateien und Ordner auf der Website oder oneDrive extern freizugeben. |
Erweiterte Einstellungen für Jeder-Links
Linkablauf : Sie können festlegen, dass alle Jeder-Links ablaufen und die maximal zulässige Anzahl von Tagen angeben. Wenn Sie die Ablaufzeit ändern, behalten vorhandene Links ihre aktuelle Ablaufzeit bei, wenn die neue Einstellung länger ist, oder aktualisieren Sie auf die neue Einstellung, wenn die neue Einstellung kürzer ist.
Linkberechtigungen : Sie können Anyone-Links einschränken, sodass sie nur die Berechtigung zum Anzeigen von Dateien oder Ordnern bereitstellen können.
Um das Feature Files anfordern zu verwenden, legen Sie die Linkberechtigungen auf Anzeigen, Bearbeiten und Hochladen oder Anzeigen und Hochladen für Ordner fest.
Anzeigen der Namen von Personen, die ihre Dateien in OneDrive angezeigt haben
Diese Einstellung steuert, ob der Besitzer einer freigegebenen Datei in der Datei Karte die Personen sehen kann, die die Datei nur in OneDrive anzeigen (und nicht bearbeiten). Die Datei Karte wird angezeigt, wenn Benutzer auf einen Dateinamen oder eine Miniaturansicht in OneDrive zeigen. Die Informationen enthalten die Anzahl der Ansichten in der Datei, die Anzahl der Personen, die sie angezeigt haben, und die Liste der Personen, die sie sich angesehen haben. Weitere Informationen zur Datei Karte finden Sie unter Anzeigen von Dateien, die Sie in OneDrive freigegeben haben.
Hinweis
Diese Einstellung ist standardmäßig aktiviert. Wenn Sie es löschen, werden die Dateianzeigeinformationen weiterhin aufgezeichnet und stehen Ihnen zur Überwachung als Administrator zur Verfügung. OneDrive-Besitzer können auch weiterhin Personen sehen, die ihre freigegebenen Office-Dateien angezeigt haben, indem sie die Dateien aus Office.com oder aus den Office-Desktop-Apps öffnen.
Zulassen, dass Besitzer die Namen von Personen anzeigen, die Dateien oder Seiten in SharePoint angezeigt haben
Diese Einstellung gibt an, ob Websitebesitzer Benutzern, die Zugriff auf eine Datei, Eine Seite oder einen Newsbeitrag haben, erlauben können, in der Datei Karte anzuzeigen, die das Element angezeigt haben.
Diese Einstellung ist standardmäßig auf Organisationsebene aktiviert und auf Websiteebene für vorhandene Websites deaktiviert. Viewer-Informationen werden nur angezeigt, wenn die Einstellung sowohl auf organization- als auch auf Websiteebene aktiviert ist. Aktivieren Sie dieses Feature nur auf Teamwebsites, die keine vertraulichen Informationen enthalten. Erfahren Sie, wie Websitebesitzer dieses Feature aktivieren können.
Hinweis
Wenn diese Einstellung aktiviert ist, werden Verlaufsdaten einbezogen. Entsprechend gilt, dass bei Deaktivieren und erneutem Aktivieren der Einstellung auf Organisations- oder Betriebsebene auch die Ansichten während des Zeitraums der Deaktivierung in den Verlauf einbezogen werden.
Verwenden von kurzen Links zum Freigeben von Dateien und Ordnern
Verwenden Sie ein kürzeres Linkformat zum Freigeben von Dateien und Ordnern. Dieses Format ist nützlich, wenn Integrationen vorhanden sind, die eine kürzere URL erfordern.
Benötigen Sie weitere Hilfe?
Wenn Sie technische Fragen zu diesem Thema haben, kann es hilfreich sein, diese im SharePoint-Diskussionsforum zu veröffentlichen. Dies ist eine großartige Ressource, um andere Benutzer zu finden, die mit ähnlichen Problemen zu tun oder sich in der gleichen Situation befunden haben.
Hilfe zu Sicherheit und Berechtigungen finden Sie in diesen YouTube-Videos von SharePoint-Communityexperten.
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