Zusammenstellung der Zulassungsliste für die eingeschränkte SharePoint-Suche

Die eingeschränkte SharePoint-Suche ist für Kunden von Microsoft 365 Copilot Chat- und Agent-Umgebungen konzipiert. Es ist als kurzfristige Lösung konzipiert, um den Administratoren Ihrer organization Zeit zu geben, Website- und Dateiberechtigungen gründlich zu überprüfen und zu überwachen, ist aber nicht für die langfristige Verwendung vorgesehen oder skalierbar. Es stehen umfassende Datensicherheitslösungen zur Verfügung, einschließlich Erweiterte SharePoint-Verwaltung und Microsoft Purview.

Als SharePoint-Administrator oder anderer Administrator in Microsoft 365 können Sie eine Zulassungsliste mit eingeschränkter SharePoint-Suche mit maximal 100 ausgewählten SharePoint-Websites einrichten. Für copilot- und organization-weite Suche können die Benutzer Ihrer organization neben den Inhalten, auf die Benutzer bereits Zugriff haben, entweder durch direkte Freigabe, Besuch oder Besitz nur die Websites in der Zulassungsliste erreichen, wobei die aktuellen Berechtigungen dieser Websites berücksichtigt werden.

Wenn Sie die Zulassungsliste in der eingeschränkten SharePoint-Suche einrichten, haben Sie Zeit zum Überprüfen und Überwachen von Websiteberechtigungen. Aber welche Websites sollten Sie in die Zulassungsliste aufnehmen? In diesem Artikel werden Strategien und Techniken zum Zusammenstellen der Zulassungsliste vorgestellt.

Schritte zum Erstellen der kuratierten Zulassungsliste

Um eine zusammengestellte Zulassungsliste für die eingeschränkte SharePoint-Suche zu erstellen, erstellen Sie zunächst eine erste Liste von Websites. Arbeiten Sie dann mit Ihren Websiteadministratoren und Projektbeteiligten zusammen, um Berechtigungen zu bewerten und die Websites zu überprüfen. Schließlich wenden Sie die Liste mit PowerShell-Skripts als SharePoint-Administrator oder höher in Microsoft 365 an.

Schritt 1: Abrufen einer ersten Liste von Websites

Für jede organization gibt es möglicherweise unterschiedliche Kriterien, welche Websites Sie in Ihrem organization durchsuchen und von Copilot auffindbar sind. Sie können sharePoint Admin Center (SPAC)-Features verwenden, um Websites zu identifizieren, die Teil der Zulassungsliste sein können, basierend auf Ihren eigenen Kriterien. Damit die Liste verwaltet werden kann, beginnen Sie mit den folgenden beiden Arten von Websites für die Zulassungsliste:

• Die "bekannten" Websites: Sie und Ihre SharePoint-Websiteadministratoren kennen bereits eine Reihe von Websites aus Ihrem organization, die sicher an organization breiten Suche und der Copilot-Erfahrung teilnehmen können. Schließen Sie diese Websites in die Zulassungsliste ein.

• Die am häufigsten aktiven und freigegebenen Websites: Die Zulassungsliste wirkt sich darauf aus, was Benutzer in ihren organization-weiten Suchergebnissen und ihrer Copilot-Erfahrung sehen können. Um die Such- und Copilot-Erfahrung der Benutzer zu optimieren, schließen Sie die am häufigsten aktiven und freigegebenen Websites in die Zulassungsliste ein. Abhängig von Ihrer Lizenz können Sie entweder den SharePoint Admin Center (SPAC) oder den SharePoint Admin Center Data Access Governance (DAG) Activity(sharing)-Bericht verwenden, um die aktivsten und freigegebenen Websites zu identifizieren.

Schritt 2: Überprüfen von Websiteberechtigungen

Sobald Sie die Liste der Websites (bis zu 100) haben, stellen Sie sicher, dass die Websiteberechtigungen und Inhaltssteuerelemente gut genug implementiert sind, um sie für die Suche und copilot-Erfahrung sichtbar zu machen. Arbeiten Sie mit Ihren Websiteadministratoren und Projektbeteiligten zusammen, um Berechtigungen zu bewerten und die Websites zu überprüfen.

Schritt 3: Verwenden von PowerShell-Skripts zum Anwenden der Zulassungsliste

Nachdem Sie die Berechtigungen in Ihren kuratierten Websites überprüft haben, verwenden Sie PowerShell-Skripts, um die eingeschränkte SharePoint-Suche zu aktivieren, Websites hinzuzufügen und Websites zu entfernen. Sie können auch PowerShell-Skripts verwenden, um die Liste aller Websites in Ihrer Zulassungsliste abzurufen.

Suchen der aktivsten und freigegebenen Websites

Die aktivsten Websites finden Sie im SharePoint Admin Center (SPAC). Wenn Sie über Microsoft 365 E5 Lizenzierung oder Microsoft – Erweiterte SharePoint-Verwaltung verfügen, können Sie auch SPAC DAG verwenden, um die am häufigsten freigegebenen Websites zu finden.

• Verwenden des SharePoint Admin Centers: Wenn Ihr organization über SharePoint verfügt, haben Sie Zugriff auf SharePoint Admin Center. Verwenden Sie das Feature Aktive Websites im SharePoint Admin Center, um die Liste der Websites abzurufen, die in den letzten 30 Tagen die meisten Seitenaufrufe und Dateien hatten. Diese Aktivität kann die Liste der Websites angeben, die die größtmögliche Zielgruppe im organization interessieren.

• Verwenden sie den Bericht zur Datenzugriffsgovernanceaktivität (Freigabe), um Websites zu identifizieren , die in den letzten 28 Tagen am häufigsten freigegeben wurden.

Verwenden des SharePoint Admin Centers, um die aktivsten Websites zu finden

Administratoren können die SharePoint Admin Center-Features verwenden, um Websites zu identifizieren, die Teil der Zulassungsliste sein können, basierend auf ihren Kriterien. Auf der Seite Aktive Websites im SharePoint Admin Center können Sie die SharePoint-Websites in Ihrem organization anzeigen. Basierend auf den Anforderungen Ihrer organization können Sie Websites basierend auf Spalten wie Letzte Aktivität, Seitenaufrufe und Seitenbesuche sortieren und filtern. Sie können nach Websites suchen und die Spalten und Ansichten anpassen.

1. Wählen Sie im SharePoint Admin Center im Navigationsbereich Aktive Websites aus.

   

2. Mithilfe der Sortier- und Filterfunktion der aktiven Websites können Sie die 100 wichtigsten Websites basierend auf Ihren organization Anforderungen zusammenstellen und eine benutzerdefinierte Ansicht erstellen.

   

3. Verschieben Sie die Spalten, indem Sie nach rechts scrollen und Spalten anpassen auswählen.  

   

   Verwenden Sie die Pfeile nach oben und unten neben dem Namen jeder Spalte, um die Seitenansichten und Files Spalten neben der URL nach oben zu verschieben, damit Sie die wichtigen Spalten für die Analyse leicht zusammen sehen können.  

   

4. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um eine benutzerdefinierte Ansicht der 100 wichtigsten Websites zu erstellen, die nach Seitenaufrufen der letzten 30 Tage sortiert sind:

   1. Wählen Sie den Pfeil neben der Spaltenüberschrift der Seitenansichten und dann Groß bis Klein aus.

   2. Wählen Sie den Pfeil neben der Spaltenüberschrift der Option Letzte Aktivität auf der Option Nach letzter Aktivität>filtern Letzte 30 Tage aus.

   3. Verwenden Sie die anderen Spalten, um nach Ihren Anforderungen zu sortieren oder zu filtern.

      

5. Erstellen Sie eine benutzerdefinierte Ansicht basierend auf Ihrer aktuellen Einstellung, und speichern Sie sie zur zukünftigen Verwendung. Um eine benutzerdefinierte Ansicht zu erstellen, wählen Sie Alle Websites>Ansicht speichern unter aus.

   

6. Geben Sie einen Namen für Ihre benutzerdefinierte Ansicht an:

   

   Ihre gespeicherte benutzerdefinierte Ansicht ist jetzt verfügbar, um das nächste Mal aus dem Dropdownmenü auszuwählen.

   

7. Exportieren Sie die Websites, und verwalten Sie die Liste in der CSV-Datei, die Sie verwenden können, um der Liste hinzuzufügen, indem Sie auf die Registerkarte Exportieren klicken.

   

Ihre exportierte CSV-Datei sieht in etwa wie die folgende CSV-Datei aus:

Verwenden Sie den Bericht zur Datenzugriffsgovernanceaktivität (Freigabe), um die meisten freigegebenen Websites zu finden.

Erweiterte SharePoint-Verwaltung umfasst Berichte zur Datenzugriffsgovernance für SharePoint-Websites. Dieser Bericht hilft Ihnen, potenzielle Websites zu identifizieren, die in den letzten 28 Tagen aktiv und freigegeben sind.  

1. Wählen Sie im SharePoint Admin Center Berichte>Datenzugriffsgovernance aus. Wählen Sie den Bericht Freigabelinks aus.

   

2. Wählen Sie im Bereich der Seite Freigabelinks den Bericht Jeder-Links aus .

   

3. Der Bericht "Jeder"-Links enthält eine Liste der Websites, auf denen die höchste Anzahl von Anyone-Links erstellt wurde. Über diese Links kann jeder auf Dateien und Ordner zugreifen, ohne sich anzumelden. Diese Websites sind möglicherweise gute Kandidaten für die mandanten-/organisationsweite Suche.

   

Ressourcen

Vorbereiten auf Microsoft 365 Copilot mit der erweiterten Verwaltung von SharePoint