Katalogverwaltung in Erweiterte SharePoint-Verwaltung

Die Katalogverwaltung in Erweiterte SharePoint-Verwaltung hilft Ihnen zu verstehen, wie Inhalte in Ihrer SharePoint-Umgebung organisiert sind. Es verwendet vorhandene Microsoft 365-Metadaten, um Websites automatisch in sinnvolle Kategorien zu gruppieren, sodass Sie eine zentralisierte Ansicht Ihrer Inhaltslandschaft erhalten.

Indem Sie Websites in Kategorien und Gruppen gruppieren, können Sie Inhalte analysieren, Governanceaktionen im großen Stil anwenden und die erkenntnisse gewinnen, die sie benötigen, um Inhalte zu verwalten, Risiken zu reduzieren und sich auf KI-gestützte Erfahrungen wie Microsoft 365 Copilot vorzubereiten.

Funktionsweise der Katalogverwaltung

Die Katalogverwaltung organisiert SharePoint-Websites basierend auf Metadaten, die bereits in Ihrem Microsoft 365-Mandanten vorhanden sind, in Kategorien und Gruppen.

• Kategorien sind allgemeine Klassifizierungen wie Abteilung, Benutzertyp oder Region.
• Gruppen bieten weitere Details in jeder Kategorie. Innerhalb der Kategorie Abteilung können Gruppen beispielsweise Marketing, Vertrieb, Personalwesen oder Finanzen enthalten.

Diese Struktur hilft Ihnen zu verstehen, wie Inhalte in Ihrem organization verteilt und gesteuert werden.

Sie können integrierte Kategorien verwenden oder eigene Kategorien hinzufügen. Jede Kategorie verfügt über eine Bezeichnung, die ihren Typ identifiziert:

• BUILT-IN
• UPLOADED
• CUSTOM PROPERTIES
• ENTRA ID

Metadatenquellen

Die Katalogverwaltung verwendet Metadaten aus mehreren Quellen, um Kategorien und Gruppen zu definieren:

• Microsoft Entra ID: Organisationsattribute wie Abteilungs-, Benutzertyp- und Erweiterungsattribute
• SharePoint-Websitemetadaten: Websiteeigenschaften wie Eigenschaftenbehälterwerte, Websiteschlüsselwörter und andere von SharePoint definierte Eigenschaften

Da die Katalogverwaltung vorhandene Metadaten widerspiegelt, ist es wichtig, dass diese Metadaten korrekt und konsistent bleiben, um aussagekräftige Ergebnisse zu erzielen.

Integrierte Kategorien

Die Katalogverwaltung umfasst integrierte Kategorien, die von Microsoft Entra ID- und SharePoint-Metadaten abgeleitet werden. Häufige Beispiele sind:

• Gebietsschema: Die Region, in der der Inhalt gehostet wird (z. B. Nordamerika im Vergleich zu Europa).
• Abteilung: Die dem Standort zugeordneten Organisationseinheiten (z. B. Finanzen).
• Benutzertyp: Gast oder Nicht-Benutzer.
• Bevorzugter Datenspeicherort (PDL): Das Multi-Geo-Setup für Ihre Websites.
• Segment "Informationsbarrieren": Das Segment, das durch Richtlinien für Informationsbarrieren für Organisationen definiert wird, die Informationsbarrieren implementieren.

Diese Kategorien werden automatisch aufgefüllt, ohne Konfiguration verfügbar und stündlich aktualisiert.

Kategorien, die Sie hinzufügen können

Zusätzlich zu den integrierten Kategorien können Sie Kategorien aus den folgenden Quellen erstellen:

Hochladen einer CSV-Websiteliste

1. Navigieren Sie im SharePoint Admin Center im Navigationsbereich zuBerichtskatalogverwaltung>.

2. Wählen Sie Kategorie hinzufügen aus. Wählen Sie im Bereich Kategorie hinzufügendie Option CSV-Websitelisten aus.

3. Geben Sie einen Kategorienamen und eine Beschreibung an.

4. Laden Sie die CSV-Vorlage herunter, und verwenden Sie sie zum Erstellen Ihrer Listen. Erstellen Sie eine CSV-Datei für jede Gruppe, die Sie in Ihrer Kategorie erstellen möchten. Sie können bis zu 20 Gruppen in einer Kategorie enthalten.

5. Laden Sie im Bereich Kategorie hinzufügen eine CSV-Datei hoch. Wenn Sie mehrere haben, verwenden Sie Gruppe hinzufügen für jede zusätzliche CSV-Datei.

6. Klicken Sie auf Speichern.

Verwenden einer benutzerdefinierten Websiteeigenschaft

Verwenden Sie diese Option, wenn Ihr organization bereits Klassifizierungsinformationen in SharePoint-Websiteeigenschaften speichert, z. B. Abteilung, Region, Geschäftseinheit oder Konformitätsbezeichnung. Die Katalogverwaltung erstellt oder füllt die Eigenschaftswerte nicht auf. Stattdessen werden vorhandene Eigenschaftswerte gelesen und zum Erstellen von Kategorien und Gruppen verwendet. Mit diesem Ansatz können Sie Metadaten verwenden, die bereits in Ihrer Umgebung vorhanden sind, um Websites zu organisieren, ohne manuelle Websitelisten zu verwalten.

Beispiel: Verwenden einer Abteilungswebsiteeigenschaft

Angenommen, Ihr organization verwendet bereits eine benutzerdefinierte Websiteeigenschaft namens Department im SharePoint-Websiteeigenschaftenbehälter. Die Eigenschaft kann Werte wie die folgenden enthalten:

• Abteilung = Marketing
• Abteilung = Finanzen
• Abteilung = Personal

Wenn Sie eine Katalogkategorie erstellen und Department als benutzerdefinierte Eigenschaft angeben, überprüft die Katalogverwaltung die ausgewählten Standorte und erstellt Gruppen basierend auf den gefundenen Werten. In diesem Beispiel erstellt die Katalogverwaltung separate Gruppen für Marketing, Finanzen und Personal und platziert Websites automatisch in der entsprechenden Gruppe.

Nachdem Sie die gewünschten Standorteigenschaften ermittelt haben, verbinden Sie sie mit der Katalogverwaltung.

Verbinden von benutzerdefinierten Websiteeigenschaften mit der Katalogverwaltung

1. Navigieren Sie im SharePoint Admin Center im Navigationsbereich zuBerichtskatalogverwaltung>.

2. Wählen Sie Kategorie hinzufügen aus. Wählen Sie im Bereich Kategorie hinzufügendie Option Benutzerdefinierte Eigenschaften aus.

3. Geben Sie im Abschnitt Eigenschaften den Namen einer Eigenschaft ein, die Sie verwenden möchten. Um weitere Eigenschaften hinzuzufügen, wählen Sie Eigenschaft hinzufügen aus. Sie können bis zu 20 Eigenschaften angeben.

4. Wählen Sie unter Websites eine der folgenden Optionen aus:

   • Die meisten aktiven Websites (bis zu 20.000 Websites): Die Daten sind innerhalb von 24 Stunden verfügbar und werden automatisch alle zwei Wochen aktualisiert.
   • Hochladen einer Liste von bis zu 20.000 Websites: Laden Sie die CSV-Vorlage herunter, und verwenden Sie sie zum Erstellen Ihrer Websiteliste. Laden Sie dann die CSV-Datei hoch. Beachten Sie, dass bei dieser Option die Liste der Websites in der Kategorie als Momentaufnahme dient, die Sie manuell aktualisieren müssen.

5. Klicken Sie auf Speichern.

Verwenden von Microsoft Entra ID Erweiterungsattributen

Wenn Ihr organization Microsoft Entra ID Erweiterungsattribute verwendet, können Sie Katalogkategorien basierend auf den in extensionAttribute1 gespeicherten Werten bis extensionAttribute15erstellen. Erweiterungsattribute sind vordefinierte Attribute in Microsoft Entra ID, die Organisationen verwenden können, um zusätzliche zeichenfolgenbasierte Metadaten für Benutzer- oder Geräteobjekte zu speichern.

Die Katalogverwaltung verwendet diese vorhandenen Attributwerte, um SharePoint-Websites in Kategorien zu gruppieren. Wenn Sie ein oder mehrere Microsoft Entra ID-Erweiterungsattribute als Katalogkategorien auswählen, gruppiert die Katalogverwaltung Websites basierend auf den Erweiterungsattributwerten, die Websitebesitzern zugeordnet sind. Diese Gruppierungen werden aktualisiert, wenn sich die zugrunde liegenden Attributwerte oder der Websitebesitz ändern.

Ihr organization kann beispielsweise ein Erweiterungsattribut verwenden, um eine Geschäftseinheit, ein Betriebsmodell, eine Compliancegrenze, ein Programm oder eine andere interne Klassifizierung zu identifizieren, die nicht durch eine integrierte Kategorie wie Abteilung oder Benutzertyp dargestellt wird. Wenn Sie dieses Erweiterungsattribut als Katalogkategorie verwenden, können Sie verwandte Websites zusammen anzeigen und verwalten, ohne eine separate Websiteliste manuell zu verwalten.

Bevor Sie Erweiterungsattribute mit der Katalogverwaltung verwenden, stellen Sie sicher, dass die Attribute konsistent in Microsoft Entra ID aufgefüllt werden. Die Katalogverwaltung spiegelt die Metadaten wider, die bereits in Ihrem Mandanten vorhanden sind, sodass unvollständige oder inkonsistente Werte zu unvollständigen oder inkonsistenten Websitegruppierungen führen können.

Identifizieren oder Festlegen von Erweiterungsattributen

Befolgen Sie die Anleitung unter Erweiterungsattribute, um eine Liste der vorhandenen Erweiterungsattribute anzuzeigen oder festzulegen. Sie können Erweiterungsattribute mithilfe von PowerShell, Python und mehr identifizieren oder festlegen.

Nachdem Sie Ihre Erweiterungsattribute identifiziert haben, verwenden Sie sie, um Kategorien hinzuzufügen.

Verwenden von Erweiterungsattributen mit der Katalogverwaltung

1. Navigieren Sie im SharePoint Admin Center im Navigationsbereich zuBerichtskatalogverwaltung>.

2. Wählen Sie Kategorie hinzufügen aus. Wählen Sie im Bereich Kategorie hinzufügenEntra ID-Erweiterungsattribute aus.

3. Wählen Sie in der Liste Entra ID-Erweiterungsattribute die Attribute aus, die Sie als Kategorien verwenden möchten.

4. Klicken Sie auf Speichern.

Bearbeiten einer Kategorie oder Gruppe

Sie können den Anzeigenamen einer beliebigen Kategorie ändern und Kategorien bearbeiten, die nicht integriert sind. Je nach Kategorietyp können Sie Anzeigenamen, Beschreibungen, Gruppen und Websitelisten bearbeiten. Wenn Sie einen Anzeigenamen bearbeiten, werden die zugrunde liegenden Metadaten oder die Websitegruppierung nicht geändert.

1. Navigieren Sie im SharePoint Admin Center im Navigationsbereich zuBerichtskatalogverwaltung>.

2. Wählen Sie eine Kategorie oder Gruppe aus, um den Bearbeitungsbereich zu öffnen.

3. Führen Sie eine oder mehrere der folgenden Aktionen aus:

   1. Um den Namen einer Kategorie zu ändern, wählen Sie Anzeigenamen bearbeiten aus, und geben Sie einen neuen Namen ein.

   2. Um eine Kategorie zu bearbeiten, wählen Sie Kategorie bearbeiten aus, und ändern Sie dann den Namen und die Beschreibung nach Bedarf.

   3. Wählen Sie zum Bearbeiten, Hinzufügen oder Entfernen einer Gruppe im Abschnitt Gruppen die Option Bearbeiten, Löschen oder Gruppe hinzufügen aus.

4. Klicken Sie auf Speichern.

Integration mit dem SharePoint-Admin-Agent

Die Katalogverwaltung bietet eine Struktur, die die Effektivität des SharePoint Admin-Agents verbessert. Wenn Sie Websites kategorisieren, kann der SharePoint-Admin-Agent basierend auf der Organisation von Inhalten in Ihrem Mandanten gezieltere Erkenntnisse, Analysen und Governanceempfehlungen bereitstellen. Weitere Informationen finden Sie unter SharePoint Admin-Agent.

Siehe auch

• Übersicht über die erweiterte Verwaltung von SharePoint
• SharePoint Admin-Agent
• Voraussetzungen für die erweiterte SharePoint-Verwaltung