Zuweisungsregeln erstellen und aktivieren

Zuweisungsregeln weisen automatisch neue Leads, Verkaufschancen und Erkenntnisse an die richtigen Verkaufenden oder Vertriebsteams zu. Sie können eine Zuordnungsregel für Lead-, Verkaufschancen- und Verkäufer-Insightsdatensätze erstellen, indem Sie verschiedene Bedingungen wie Segment, Vertriebsmitarbeitender und Verteilung festlegen. Nachdem Sie eine Regel aktiviert haben, wird jedem Datensatz, der die bedingungen erfüllt, die Sie für die Regel definiert haben, automatisch einem Verkäufer zugewiesen. Sie verbringen weniger Zeit mit dem Erstellen von Aufgaben. Leads, Verkaufschancen und Einblicke werden nicht mehr übersehen, und Aufgaben werden gleichmäßig unter Ihren Vertriebsmitarbeitern verteilt.

Eine Regel berücksichtigt nur die Datensätze, die nach der Aktivierung erstellt oder aktualisiert werden. Wenn ein Lead-, Verkaufschancen- oder Verkäufereinblick-Datensatz erstellt wird, werden Zuweisungsregeln in der Reihenfolge angewendet, in der sie aufgeführt sind, wobei mit der obersten begonnen wird. Wenn ein Datensatz die Bedingungen einer Regel erfüllt, wird diese Regel angewendet, und keine andere Regel wird berücksichtigt. Standardmäßig werden Regeln in der Reihenfolge aufgelistet, in der sie erstellt wurden, mit der neuesten ganz unten. Sie können jedoch jederzeit die Reihenfolge Ihrer Zuweisungsregeln ändern.

Sehen Sie sich dieses kurze Video an, um mehr über Zuweisungsregeln im Sales Accelerator zu erfahren:

Segmente und Zuweisungsregeln sind Teil der Arbeitszuweisungs-Funktion. Die Arbeitszuweisung ist in der Vertriebsbeschleunigungs-Version 9.1.23074.10021 verfügbar und wird phasenweise in verschiedenen geografischen Regionen eingeführt. Weitere Informationen zur Arbeitszuweisung.

Anforderungen

Bevor Sie mit dem Erstellen von Zuweisungsregeln beginnen, stellen Sie sicher, dass Sie die Sicherheitsrollen auswählen, die Datensätze automatisch zuweisen.

Eine Zuweisungsregel erstellen

  1. Melden Sie sich bei Ihrer Dynamics 365 Sales-App an.

  2. Wählen Sie unten links auf der Seite Bereich ändern>Sales Insights-Einstellungen aus.

  3. Unter Verkaufsbeschleunigung wählen Sie Arbeitszuweisung.

  4. Wählen Sie einen Datensatztyp aus und wählen Sie dann Zuweisungsregel hinzufügen.

    Screenshot des Bereichs „Zuweisungsregel hinzufügen“.

  5. In Abschnitt 1 Regelname geben Sie einen aussagekräftigen Namen für die Regel ein.

  6. In Abschnitt 2 Berechtigter Datensatztyp für diese Regel, wählen Sie das Segment aus, für das die Regel gilt.

    Standardmäßig wird die Regel für alle Datensätze dieses Typs ausgeführt. Wenn kein entsprechendes Segment vorhanden ist, wählen Sie + Neues Segment und erstellen es.

Bedingungen hinzufügen, um die Datensätze zu filtern

Sie können bis zu 10 Bedingungen hinzufügen, einschließlich Bedingungen in Gruppen und zugehörigen Entitäten. Wenn Sie weitere benötigen, wenden Sie sich an den Microsoft-Support.

  1. Wählen Sie + Bedingungen hinzufügen aus.

  2. Wählen Sie +Hinzufügen und verwenden Sie dann die folgenden Optionen, um die Bedingungen der Regel zu erstellen:

    • Eine Zeile hinzufügen: Eine Bedingung hinzufügen. Wählen Sie ein Attribut, einen Operator und einen Wert aus. Beispiel: Created byEqualsJune Smith.

      Screenshot einer Bedingungszeile, die nach Leads filtert, bei denen der Wert des Attributs „Erstellt von“ einem bestimmten Namen entspricht.

    • Gruppe hinzufügen: Fügen Sie eine Gruppe von Bedingungen hinzu, um Datensätze mithilfe mehrerer Attribute zu filtern, die mit And oder Or kombiniert werden. Wenn Sie Und auswählen, müssen Datensätze alle Bedingungen in der Gruppe erfüllen. Wenn Sie Oder auswählen, können Datensätze jede Bedingung in der Gruppe erfüllen.

    • Zugehörige Entität hinzufügen: Fügen Sie eine Bedingung hinzu, die auf den Attributen von verwandten Tabellen basiert. Wählen Sie ein Attribut aus der Liste Verbundene Entität und wählen Sie dann Enthält Daten oder Enthält keine Daten und definieren Sie die Bedingung.

      Screenshot, der eine Bedingung zeigt, die für eine verwandte Entität hinzugefügt wurde.

  3. Um ein Zeitlimit für die Zuweisung eines Verkäufers zu den Datensätzen festzulegen, auf die die Regel angewendet wird, wählen Sie Datensatztyp berücksichtigen, der in den letzten erstellt wurde. Wählen Sie die Anzahl der Stunden aus, innerhalb derer die Regel die erstellten Datensätze für die Zuweisung berücksichtigt.

    Wenn innerhalb dieser Zeit kein Verkäufer verfügbar ist, um die Akte entgegenzunehmen, wird die Akte als überfällig markiert. Der Statusgrund ist auf Der nicht als Datensatz zugewiesene Verkäufer ist älter als der festgelegte Zeitraum festgelegt.

Verkäufer, Vertriebsteams oder Warteschlangen für die Zuweisung auswählen

  1. Wählen Sie in Abschnitt 3 Diesen Datensatztyp dem Verkäufer, dem Team oder der Warteschlange zuweisen; wählen Sie eine der folgenden Optionen in der Liste aus:

    • Jeder Verkäufer: Weisen Sie die Datensätze jedem verfügbaren Verkäufer zu, der über die Kapazität verfügt.

    • Verkäufer mit passenden Attributen: Weisen Sie die Datensätze Verkäufern zu, die die von Ihnen festgelegten Bedingungen erfüllen, indem Sie entweder Informationen über sie in Dynamics 365 verwenden oder Verkäuferattribute, die Sie für Zuweisungsregeln definieren.

      Um die Datensätze beispielsweise Verkäufern mit Sitz in Seattle zuzuweisen, wählen Sie Verwenden Sie vorhandene Felder aus Verkäuferdatensätzen in Dynamics 365 und wählen Sie dann + Hinzufügen>Zeile hinzufügen. Geben Sie die Bedingung ein als Stadt (Attribut) Ist gleich (Bedingung) Seattle (Wert).

      Sie können bis zu fünf Bedingungen speichern. Es kann nur eine Zeile als zugehörige Entitätsbedingung definiert werden. Wenn Sie weitere benötigen, wenden Sie sich an den Microsoft-Support.

    • Bestimmte Verkäufer: Weisen Sie die Datensätze den von Ihnen ausgewählten Verkäufern zu. Die Verkäufer müssen über eine Sicherheitsrolle verfügen, die ihnen Berechtigungen für die Zuweisung per Regel gewährt.

    • Teams mit übereinstimmenden Attributen: Weisen Sie Teams Datensätze zu, die die Bedingungen erfüllen, die Sie im Bedingungs-Generator definieren. Sie können bis zu fünf Bedingungen haben, und nur eine Zeile kann unter einer verknüpften Entitätsbedingung definiert werden. Empfehlungen zum Hinzufügen von Bedingungen zu Zuweisungsregeln.

    • Bestimmte Teams: Weisen Sie die Datensätze dem von Ihnen ausgewählten Vertriebsteam zu. Jedes Mitglied des Teams kann die Unterlagen abholen. Die Teams müssen in Ihrer Organisation definiert sein und über eine Sicherheitsrolle verfügen, die ihnenBerechtigungen erteilt für die Zuweisung durch eine Regel.

    • Warteschlangen mit passenden Attributen: Weisen Sie Datensätze den Warteschlangen zu, welche die von Ihnen im Bedingungseditor definierten Bedingungen erfüllen. Sie können bis zu fünf Bedingungen haben, und nur eine Zeile kann unter einer verknüpften Entitätsbedingung definiert werden. Empfehlungen zum Hinzufügen von Bedingungen zu Zuweisungsregeln.

    • Bestimmte Warteschlange: Weisen Sie Datensätze einer bestimmten von Ihnen ausgewählten Warteschlange zu. Jedes Mitglied in der Warteschlange kann den Datensatz übernehmen. Die Warteschlange muss in Ihrer Organisation aktiviert und festgelegt sein. Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie Warteschlangen für eine Entität aktivieren.

Wählen Sie aus, wie Datensätze verteilt werden sollen

Wenn Sie die Datensätze einem Vertriebsteam zuweisen, wird dieser Abschnitt nicht angezeigt, da die Regel sie nicht an einzelne Verkäufer verteilt. Stattdessen verteilen die Teammitglieder die Datensätze effektiv untereinander. Erfahren Sie, wie die Verkäuferkapazität berechnet wird.

Anmerkung

Der Abschnitt Datensatztyp verteilen nach ist nur für verkäuferbezogene Zuweisungen verfügbar.

  1. Wählen Sie in Abschnitt 4, Verteilen Datensatztyp nach, aus, wie die Regel die Datensätze auf Ihre Verkäufer verteilen soll. Erfahren Sie mehr über Datensatz-Verteilungen in Zuweisungsregeln.

    • Round-Robin: Die Regel verteilt die Datensätze der Reihe nach und gleichmäßig an Verkäufer, die gemäß den Bedingungen der Zuordnungsregel für den Erhalt berechtigt sind.
    • Lastverteilung: Die Regel verteilt Leads anhand der Arbeitsauslastung an Verkäufer, sodass alle Verkäufer gleich stark ausgelastet sind.

  2. (Optional) Um den Arbeitszeitplan des Verkäufers beim Zuweisen von Datensätzen zu berücksichtigen, wählen Sie "Zuweisen" aus, wenn der Verkäufer verfügbar ist.

    • Wenn Sie eine Zeitbegrenzung festlegen, prüft die Regel, ob innerhalb dieses Zeitraums verfügbare Verkäufer vorhanden sind, um den Datensatz zuzuweisen. Wenn keine Verkäufer verfügbar sind, legt die Regel den Datensatz als nicht zugewiesen fest.

    • Die Regel berücksichtigt zunächst Verkäufer, die für die Bearbeitung der Unterlagen zur Verfügung stehen. Wenn Verkäufer ihre Arbeitsverfügbarkeit nicht aktualisieren, betrachtet die Anwendung sie immer als verfügbar.

    • Wenn kein Verkäufer verfügbar ist – vielleicht aufgrund eines Tages außerhalb der Arbeitszeit oder während einer Pause während der Arbeitszeit – berücksichtigt die Regel Verkäufer, die innerhalb der in Schritt 2 ausgewählten Anzahl von Stunden verfügbar sind.

    • Wenn innerhalb dieser Zeit kein Verkäufer verfügbar ist, bleibt der Eintrag unzugewiesen und wird als überfällig markiert.

  3. (Optional) Um die Arbeitsauslastung eines Verkäufers zu berücksichtigen, wählen Sie Datensatztyp nach Verkäuferkapazität zuweisen aus.

  4. Wählen Sie Speichern, um die Regel zu erstellen und zu aktivieren.

Zuweisungsregeln werden in der Reihenfolge ausgeführt, in der sie aufgeführt sind. Standardmäßig werden sie nach Erstellungsdatum aufgelistet, mit der neuesten Regel ganz unten.

So wird die Kapazität des Verkäufers berechnet

Sie berechnen die verfügbare Kapazität eines Verkäufers, indem sie ihre verbrauchte Kapazität (die Gesamtzahl der ihnen zugewiesenen aktiven Datensätze) von der maximalen Kapazität (die Gesamtzahl der Datensätze, die ihnen zugewiesen werden können) subtrahieren. Die verbrauchte Kapazität stammt aus der Gesamtzahl der aktiven Datensätze, die sie besitzen, wie sie durch die Zuordnungsregeln bestimmt werden, die Sie für die Entität konfigurieren (Leads, Verkaufschancen oder Einblicke). Wenn z. B. Zuordnungsregeln nur für Leads gelten, stammt die verbrauchte Kapazität des Verkäufers ausschließlich aus den aktiven Leaddatensätzen, die sie besitzen.

Die verfügbare Kapazität wird wie folgt berechnet: Verfügbare Kapazität = Maximale Kapazität - Verbrauchte Kapazität

Angenommen, Sie konfigurieren Zuweisungsregeln nur für die Leadentität. Alex hat eine maximale Kapazität von 50 Datensätzen. Sie weisen Alex 20 Lead-Datensätze und 10 Datensätze zu Verkaufschancen zu. Die Zuordnungsregeln sind nicht für Verkaufschancen konfiguriert, daher liegt Alex' verfügbare Kapazität bei 50 (maximale Anzahl an Datensätzen) – 20 (zugewiesene Leads), also 30 Datensätzen.

Überlegungen

Die Anwendung wird über einen Pooling-Mechanismus ausgeführt, und die abgerufenen Datensätze werden in regelmäßigen Abständen verarbeitet. Es kann eine Verzögerung zwischen dem Zeitpunkt, an dem ein Datensatz die Bedingungen der Zuweisungsregel erfüllt, und dem Zeitpunkt, an dem er einem Verkäufer zugewiesen wird, geben.

Empfehlungen zum Hinzufügen von Bedingungen zu Zuweisungsregeln

Damit die Regeln schneller und effizienter ausgeführt werden können, begrenzt das System die Anzahl der Bedingungen, die Sie Ihren Zuordnungsregeln hinzufügen können. Hier finden Sie einige Vorschläge für den Fall, dass Sie mehr Bedingungen benötigen, als der Grenzwert zulässt.

  • Dynamische Attribute im Bedingungs-Generator: Verwenden Sie beim Erstellen von Bedingungen im Bedingungs-Generator dynamische Attribute, um die Anzahl der bedingungen zu minimieren, die für ein bestimmtes Attribut erforderlich sind. Wenn Sie z. B. Leads aus dem USA, Indien, Japan und Brasilien Verkäufern aus demselben Land oder derselben Region zuweisen möchten, müssen Sie dafür vier separate Bedingungen erstellen. Mithilfe dynamischer Attribute können Sie dies jedoch wie folgt zu einer einzigen Bedingung zusammenfassen: Country>Equals>Lead.Country; wenn das Land oder die Region eines Leads mit dem Land oder der Region des Verkäufers übereinstimmt, wird er automatisch dem entsprechenden Verkäufer aus diesem Land zugewiesen. Weitere Informationen finden Sie unter Routenleiter mit dynamischen Zuordnungsregeln.

  • Teilen Sie Bedingungen zwischen Zuweisungsregeln und Segmenten auf. Verschieben Sie einige Bedingungen in das Segment. Wenn Sie beispielsweise 15 Bedingungen im Abschnitt Geeigneter Datensatztyp für diese Regel haben, verschieben Sie fünf davon in das zugehörige Segment.

  • Erstellen von Rollupattributen: Verwenden Sie Rollupattribute, um Leistungsprobleme zu vermeiden, wenn Sie Bedingungen hinzufügen, die verwandte Tabellen umfassen. Rollup-Attribute sind berechnete Felder, die Werte aus zugehörigen Datensätzen aggregieren. Sie können beispielsweise ein Rollup-Attribut erstellen, das die Anzahl der Kontakte zählt, die einem Lead zugeordnet sind. Erfahren Sie, wie Sie Rollupattribute definieren.

  • Doppelte Bedingungen vermeiden. Schließen Sie keine Attribute ein, die bereits im Segment enthalten sind. Wenn Sie beispielsweise ein Segment mit der Bedingung Stadt (Attribut) Gleich (Bedingung) Seattle (Wert) haben, vermeiden Sie die Verwendung desselben Stadtattributs in der Zuweisungsregel.

  • Nur den Ausdruckseditor verwenden: Verwenden Sie immer den Ausdruckseditor, um die Regeln zu definieren oder zu aktualisieren. Aktualisieren Sie sie nicht über Dataverse, die zugrunde liegende Datenplattform von Dynamics 365. Andernfalls könnte es zu unerwartetem Verhalten kommen, das sich auf die Datensätze auswirkt, die mit den Zuweisungsregeln verknüpft sind.

Sie finden das Feature nicht in Ihrer App?

Das kann mehrere Gründe haben:

  • Sie verfügen nicht über die erforderliche Lizenz, um diese Funktion zu verwenden. Sehen Sie in der Vergleichstabelle und im Lizenzierungshandbuch nach und überprüfen Sie, welche Features mit Ihrer Lizenz verfügbar sind.
  • Sie verfügen nicht über die erforderliche Sicherheitsrolle, um diese Funktion zu verwenden.
  • Ihr Administrator hat die Funktion nicht aktiviert.
  • In Ihrem Unternehmen wird eine benutzerdefinierte App verwendet. Erkundigen Sie sich beim Administrator, wie Sie am besten vorgehen. Die in diesem Artikel beschriebenen Schritte gelten insbesondere für die sofort einsatzbereite Vertriebshub-App und Sales Professional-App.
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