Übersicht über die Budgetsteuerung

In diesem Artikel werden die Budgetsteuerungsfunktionen vorgestellt und Informationen bereitgestellt, die Sie bei der Konfiguration der Budgetsteuerung unterstützen, um die Verwaltung der Finanzressourcen Ihres Unternehmens zu optimieren.

Die Budgetkontrolle unterstützt die Verwaltung der finanziellen Ressourcen einer Organisation über das Diagramm von Konten, Workflows, Benutzergruppen, Quelldokumenten und Journalen. Sie unterstützt auch die konfigurierbare Berechnung verfügbarer Mittel, Budgetzyklen und Schwellenwerte. Wenn Sie Steuerelemente eingerichtet haben, kann Ihre Organisation ihre finanziellen Ressourcen während des gesamten Geschäftsjahrs planen, messen, verwalten und prognostizieren.

Nachdem Sie Budgets im System genehmigt haben, verwenden Sie Budgetpläne, um Budgetregistereinträge zu generieren, die das Ausgabenbudget für eine Organisation aufzeichnen. Alternativ können Sie Budgetregistereinträge von einem Programm von einem Drittanbieter erstellen oder importieren, anstatt Budgetplanungsfunktionen zu verwenden.

Erfassen Sie die Ausgaben unter Verwendung der Hauptrechnungen und der finanziellen Dimensionen. Sie können die Kontrolle über die Gesamtausgaben konfigurieren, um die Richtlinien und Anforderungen Ihrer Organisation zu erfüllen, indem Sie Kombinationen aus finanziellen Dimensionen und Hauptkonten gruppieren.

Das folgende Diagramm zeigt die Funktion der Budgetsteuerung in den Phasen für einen typischen Budgetzyklus.

Sie können die Budgetsteuerung gemäß verschiedenen Faktoren konfigurieren:

• Finanzdimensionen – Welche Finanzdimensionen müssen verwendet werden, um einen Bericht des Budgets und der Istwerte zu erstellen und welche Finanzdimensionen sind erforderlich, um das Budget zu steuern? Gibt es bestimmte Dimensionskombinationen oder Hauptkonten, die besondere Aufmerksamkeit erfordern? Gibt es beispielsweise eine Anforderung, das Budget zu den Istwerten nach Kostenstelle und Programm zu verfolgen? Erfordern Reisekosten bestimmte Aufmerksamkeit?
• Zeit – Welcher Zeitrahmen (Finanzzeitraum, Finanzzeitraum seit Jahresbeginn usw.) wird verwendet, um verfügbare Budgets auszuwerten?
• Quelldokumente – welche Quelldokumente müssen für Budgetsteuerung ausgewertet werden? Müssen die Dokumente pro Position oder pro Dokument ausgewertet werden?
• Berechnung der verfügbaren Budgetmittel – Sollten Dokumente wie Bestellanforderungen (Vorabbelastung) sowie Bestellungen (Belastungen) in die Berechnung der Budgetmittel berücksichtigt werden? Müssen Dokumente in einem Entwurfsstatus in die Berechnung der Budgetmittel berücksichtigt werden?
• Berechtigung für Außerkraftsetzung– Wer ist berechtigt, das verfügbare Budget zu überschreiten?

Die Budgetsteuerung ist vollständig in die Anwendung integriert: Daher können Sie das verfügbare Budget für geplante Einkäufe und tatsächliche Einkäufe überprüfen. Budgetanfragen und Berichte sind verfügbar. Benutzer können das Budget während des gesamten Budgetzyklus auswerten und alle erforderlichen Anpassungen in Form von Budgetrevisionen oder Übertragungen vornehmen. Das Budgetmanagement kann das Budget und die Istwerte in Microsoft Excel auch nach Bedarf exportieren, um besser analysieren und planen zu können.

Konfigurieren der Budgetsteuerung

Zeitspanne für Budgetzyklus

Nachdem Sie die grundlegende Budgetierung konfiguriert haben, definieren Sie die Zeit oder die Anfangs- und Endzeiträume für die Budgetierung und Budgetkontrolle auf der Seite "Zeitraum für den Budgetzyklus" . Budgetzyklen entsprechen häufig dem Steuerkalender, können aber Geschäftsjahre umfassen.

Führen Sie die nächsten Schritte in der Konfiguration auf Registerkarten aus, die Sie über die Seite für Budgetkontrollkonfiguration öffnen.

Definieren von Parametern

Basierend auf den finanziellen Dimensionen, die Sie für das Budget aktivieren, können Sie alle finanziellen Dimensionen für die Budgetkontrolle oder eine Teilmenge davon verwenden.

Geben Sie außerdem das Standardzeitintervall (z. B. Geschäftsjahr, Geschäftsjahr bis Datum, Geschäftszeitraum oder Quartal) an, für das die Budgetsteuerung während der Zeitspanne des zugehörigen Budgets ausgeführt wird. Sie können auch einen standardmäßigen Budget-Manager und den Schwellenwert angeben, der verwendet wird, um Benutzer zu informieren, wenn der Schwellenwert erreicht wurde. Die Werte in diesen Feldern werden als Standardwerte in jeder neuen Budgetsteuerungsregel oder Budgetgruppe verwendet, die Sie erstellen. Die Standardwerte können Sie jedoch für einzelne Gruppen oder Regeln ändern.

Die Möglichkeiten, wie Sie Budgets erstellen und im Budgetregister aufzeichnen, bestimmen die Zeitspanne, die ausgewählt wird, wenn verfügbare Budgetmittel ausgewertet werden. Wenn Sie einen auf Jahresbasis berechneten Betrag für eine Dimensionswertkombination entwickeln und verwenden, kann es sinnvoll sein, einen Ansatz für das Geschäftsjahr oder für das bisherige Geschäftsjahr zu verfolgen. Wenn eine Organisation jedoch Budgets nach Geschäftsperioden erstellt oder auf Geschäftsperioden verteilt und eine detailliertere Kontrolle wünscht, könnte es sinnvoll sein, Zeiträume wie Geschäftsjahres-zu-Datum oder quartalsweise Zeiträume in Betracht zu ziehen.

Die Kultur einer Organisation, die sich auf die Budgetierung und Haushaltskontrolle bezieht, hilft auch bei der Definition der Konfiguration.

Berechtigungen für Budgetüberschreitung

Geben Sie auf der Registerkarte " Über Budgetberechtigungen " Benutzergruppen an. Geben Sie an, ob Benutzer, die Mitglieder einer Gruppe sind, über die Berechtigung verfügen, das Budget zu überschreiten. Sie können verhindern, dass Benutzer das Budget über den Budgetschwellenwert überschreiten, den Sie auf der Seite " Budgetparameter " festlegen, oder Sie können verhindern, dass das Budget um einen beliebigen Betrag überschritten wird, unabhängig vom Schwellenwert. Je nachdem, wie proaktiv eine Organisation die Ausgaben verwaltet, können diese Berechtigungen bei der Verwaltung der Finanzquellen helfen.

Verfügbare Budgetmittel

Definieren Sie auf der Registerkarte "Budgetmittel verfügbar " die Formel, mit der die verfügbaren Budgetmittel berechnet werden. Je nachdem wie konservativ eine Organisation ihre Finanzquellen verwaltet oder unter Berücksichtigung der Bestimmungen oder der Industrieanforderungen, kann die Berechnung einen Entwurf oder ungebuchte Dokumenten enthalten.

Dokumente und Erfassungen

Wählen Sie auf der Registerkarte "Dokumente und Journale " aus, welche Quelldokumente und Journale den Budgetkontrollprüfungen unterliegen. Wählen Sie aus, ob die Überprüfungen auf der Ebene des Zeileneintrags oder des gesamten Dokuments erfolgen. Außerdem bietet das neue Feature Filteroptimierung für Budgetsteuerungsdokument eine abfragebasierte Filteroption für jedes Dokument, das in der Budgetsteuerung enthalten ist. Daher können Sie angeben, welche Budgetsteuerungsbelege budgetgeprüft werden. Auf diese Weise ermöglicht die Funktion, dass nur eine Teilmenge eines Dokumententyps budgetgeprüft wird. Beispielsweise können Sie nur Bestellungen prüfen, bei denen das Pool-Feld auf 01 eingestellt ist. Eine neue Spalte, die der Registerkarte Dokumente und Erfassungen hinzugefügt wird, gibt an, ob für den ausgewählten Dokumenttyp eine Abfrage definiert ist. Darüber hinaus können Sie mit zwei neuen Schaltflächen, die der Symbolleiste über dem Dokumentraster hinzugefügt werden, Filter hinzufügen, bearbeiten oder löschen.

Wählen Sie die Quelldokumente, die über die Kontrollkästchen aktiviert sind, damit die Summen in der Berechnung der verfügbaren Budgetmittel eingeschlossen sind. Wenn Sie beispielsweise Budgetreservierungen für Belastungen ausgewählt haben, sollten Sie die Option Bestellungen auswählen. Wenn die Budgetprüfung für die Beträge und Konten in einer Bestellposition ausgeführt wird, weisen Sie der Reservierung die Budgetsteuerungskategorie Belastung zu. Wenn die Budgetprüfung für die Beträge und Konten in einer Bestellanforderung ausgeführt wird, ist die Budgetsteuerungskategorie, die der Reservierung zugewiesen wird, Vorbelastung.

Wenn Sie Budgetreservierungen für die Belastung und Budgetreservierungen für die Vorbelastung in die Berechnung der verfügbaren Budgetmittel einschließen und diese über Buchungen im Hauptbuch widerspiegeln müssen, markieren Sie diese Auswahlen in der Gruppe 'Verpflichtungsrechnung' auf der Seite 'Allgemeine Hauptbuchparameter'.

Budgetmodelle zuweisen

Weisen Sie auf der Registerkarte " Budgetmodelle zuweisen " Budgetmodelle den Budgetzykluszeitspannen zu, die in die Budgetkontrolle einbezogen werden sollen.

Budgetsteuerungsregeln definieren

Erstellen Sie auf der Registerkarte " Budgetkontrollregeln definieren " bestimmte Regeln basierend auf den finanziellen Dimensionen, die Sie für die Budgetkontrolle aktivieren. Wenn Sie sich beispielsweise auf die Ausgaben oder die Ausgabenspanne einer Abteilung konzentrieren, verwenden Sie die Einstellungen auf dieser Registerkarte, um diese Ausgaben zu definieren und auszuwerten, wie z. B. Department = Sales und Cost Center = *, wobei das Sternchen (*) ein Platzhalterzeichen ist, das für jede beliebige Kostenstelle steht. Sie können für jede Budgetkontrollregel unterschiedliche Schwellenwerte festlegen.

Hauptkonten auswählen

Wenn Sie das Hauptkonto nicht als Budgetsteuerungsdimension auf der Seite "Parameter definieren " auswählen, aber bestimmte Ausgaben verwalten möchten, wählen Sie diese Ausgaben auf der Registerkarte " Hauptkonten auswählen " aus. Die Option "Hauptkonten auswählen " stellt sicher, dass Budgetkontrollprüfungen nur für ausgewählte Hauptkonten ausgeführt werden (oder nicht für nicht ausgewählte Hauptkonten ausgeführt werden), auch wenn das Hauptkonto nicht Teil von definierten Parametern in der Budgetkontrolle ist.

Beispiel: Auf der Seite Parameter definieren wählen Sie die Budgetkontrolldimensionen aus. Das Budget wird nur auf der Ebene der Geschäftseinheit und abteilung gesteuert.

In diesem Beispiel ist die Budgetsteuerung für alle Konten erforderlich, außer für 600120, für das die Budgetsteuerung nicht aktiviert werden sollte. Dieses Szenario könnte erreicht werden, indem alle Hauptkonten außer 600120 in der Registerkarte Hauptkonten auswählen gekennzeichnet werden.

Wenn Sie eine Bestellung für Ausgaben für das Hauptkonto 600120 erstellen, wird die Budgetüberprüfung für diese Zeilen nicht ausgeführt. Jedes andere Hauptkonto, das Sie auf der Registerkarte " Hauptkonten auswählen " auswählen, wird gesteuert. In diesem Beispiel ist die Kategorie FREIGHT-Beschaffung dem Hauptkonto 600120 zugeordnet.

Wenn Sie das Hauptkonto als Budgetsteuerungsdimension auswählen, müssen Sie die Registerkarte " Hauptkonten auswählen " nicht konfigurieren.

Budgetgruppen definieren

Definieren Sie Budgetgruppen , um einen Budgetpool zu erstellen, oder eine Sammlung von Finanzdimensionswerten, deren Budgets für eine sekundäre Budgetprüfung zusammengefasst sind. Die Finanzdimensionskombinationen, die Sie in die Budgetkontrollregel eingeben, werden auf Budgetbeträge überprüft. Wenn auch eine Kombination aus finanzieller Dimension in einer Budgetgruppe gefunden wird, erfolgt eine zweite Budgetprüfung auf Budgetgruppenebene.

Wenn ein Budget auf eine bestimmte Regel oder ein bestimmtes Szenario überprüft werden soll, passen Sie Folgendes an:

• die Budgetgruppenkriterien zum Ausschließen bestimmter Dimensionskombinationen, die Sie nicht auf der Ebene der Budgetsteuerungsregeln und der Budgetsteuerungsgruppen geprüft haben möchten. oder
• die Budgetberechtigungen für Benutzergruppe.

Budgetsteuerung aktivieren

Nachdem Sie die Budgetsteuerung konfiguriert haben, aktivieren Sie sie, und aktivieren Sie sie auf der Registerkarte " Budgetsteuerung aktivieren ". Die Entwurfsversion wird dann wirksam.

Transaktionen, einschließlich Budgetregistereinträgen, die Sie veröffentlicht haben, bevor die Budgetkontrolle aktiviert ist, werden für die Budgetkontrolle nicht berücksichtigt. Aktivieren Sie daher die Budgetkontrolle nur zu Beginn eines neuen Budgetzyklus. Stellen Sie sicher, dass Budgetregistereinträge, die Anfangsbudgetssaldos für die Budgetkontrolle enthalten, erst aktualisiert werden, nachdem die Budgetkontrolle aktiviert wurde. Wenn ein Benutzer manuell eine Budgetkontrollüberprüfung im Dokument auslöst, überprüft das System ein geöffnetes Dokument (z. B. eine Bestellung) auf verfügbare Budgetfonds und erhält eine Budgetreservierung für die Budgetkontrolle.

Die folgende Tabelle zeigt die zu einzuhaltenden Leitlinien.

Verwenden der Budgetsteuerung

Nachdem Sie die Budgetkontrolle aktiviert haben, erhalten Sie Warnungen zur Budgetsteuerung und Fehlermeldungen in Dokumenten und Journalen, die Sie für die Budgetkontrolle konfigurieren. Sie können die Budgetkontrolle so konfigurieren, dass Benutzer gewarnt werden, wenn sie das Budget überschreiten, aber sie können weiterhin Transaktionen bestätigen oder posten. Sie können die Details von fehlgeschlagenen Budgetprüfungen auf der Seite Budgetsteuerungsfehler und Warnungen anzeigen.

Von dieser Seite aus können Benutzer auf der Seite Budgetsteuerungsstatistiken Budgetverfügbarkeiten nach Perioden anzeigen und Reservierungen für eine ausgewählte Budgetsteuerungsdimensionskombination anzeigen. Benutzer können auf der Seite Budgetsteuerungsstatistik auch die Budgetverfügbarkeit für alle Finanzdimensionskombinationen anzeigen, die in der Budgetsteuerung verwendet werden.

Wenn Sie die Budgetkontrolle für Bestellaufträge aktivieren, kann der Budgetmanager im Arbeitsbereich Hauptbuchbudgets und -prognosen die Warteschlange aller nicht bestätigten Bestellaufträge überprüfen, für die Warnungen und Fehler bei der Budgetprüfung vorliegen. Wenn der Budget-Manager Berechtigungen für Budgetüberschreitungen konfiguriert hat, kann die Bestellung direkt im Arbeitsbereich bestätigt werdeen.