Verwalten Sie den Überlauf von Arbeitsaufgaben in Warteschlangen

Hinweis

Copilot Studio-Bot wird als Copilot Agent (Agent oder AI-Agent) umbenannt. Der Begriff "menschlicher Agent" wird nun in "Kundenservicemitarbeiter" (Servicemitarbeiter oder Mitarbeiter) umbenannt. Möglicherweise stoßen Sie auf Verweise auf die alten und neuen Begriffe, während wir die Benutzeroberfläche, die Dokumentation und die Schulungsinhalte des Produkts aktualisieren.

Wenn eine neue Arbeitsaufgabe eingeht, leitet unified routing sie an den Vertreter weiter, der am besten geeignet ist, um daran zu arbeiten. Doch was passiert, wenn alle Servicemitarbeiter, die daran arbeiten könnten, bereits ausgelastet sind? Und wie gehen Sie mit Arbeitselementen um, die eintreffen, wenn Ihr Callcenter geschlossen ist? Der Umgang mit einem Überlauf in Customer Service hilft Ihnen, sowohl mit plötzlichen Anstiegen als auch Anrufen außerhalb der Betriebszeiten umzugehen.

Die Optionen zur Überlaufshandhabung einer Warteschlange können Aktionen entweder auslösen, bevor oder nachdem ein Arbeitselement in die Warteschlange gestellt wird.

Vorher:

  • Die durchschnittliche Wartezeit für einen eingehenden Anruf überschreitet die angegebene Zeit.
  • Ein eingehender Anruf oder eine eingehende Unterhaltung überschreitet die Anzahl der für die Warteschlange festgelegten Arbeitselemente.
  • Ein Arbeitselement geht außerhalb der Betriebszeiten ein.

Nachher:

  • Kunden warten länger in der Warteschlange, als die für die Warteschlange festgelegte Zeit erlaubt.

Wenn Sie die Überlaufbehandlung nicht einrichten, wird das Arbeitselement standardmäßig der Warteschlange hinzugefügt, und der Kunde wartet darauf, mit einem Servicemitarbeiter verbunden zu werden. Sie können der Kundschaft zum Beispiel Benachrichtigungen über ihren Platz in der Warteschlange oder den Zeitpunkt der Behebung der Anfrage senden.

Voraussetzungen

Überlauf behandeln, bevor ein Arbeitselement in die Warteschlange gestellt wird

Das einheitliche Routing prüft nach der Auswertung der „An Warteschlange weiterleiten“-Regeln und vor der Weiterleitung eines Arbeitselements an eine Warteschlange auf Überlaufbedingungen.

Hinweis

Das System überprüft jede Arbeitsaufgabe nur einmal, bevor sie in eine Warteschlange gelangt.

Wenn das Arbeitselement durch eine Überlaufaktion in eine andere Warteschlange verschoben wird oder ein Vorgesetzter das Arbeitselement einem Servicemitarbeiter zuweist oder an einen anderen Servicemitarbeiter weiterleitet, weist das System das Arbeitselement dem Servicemitarbeiter oder der Warteschlange zu, ohne weitere Überlaufprüfungen vor der Einreihung in die Warteschlange durchzuführen.

Das System berücksichtigt die folgenden Faktoren, wenn es auf Überlaufbedingungen überprüft, bevor eine Arbeitsaufgabe in die Warteschlange gestellt wird:

  • Wenn mehrere Warteschlangen mit den Zuordnungsregeln für Warteschlangen übereinstimmen, leitet das System die Aufgabe an die erste weiter, die nicht ausgelastet ist.

  • Wenn alle übereinstimmenden Warteschlangen überlaufen:

    • Wenn eine Warteschlange betriebsbereit ist, leitet das System das Arbeitselement dorthin weiter und löst die Überlaufaktion aus.
    • Wenn keine der Warteschlangen einsatzbereit ist, leitet das System das Arbeitselement an die am frühesten betriebsbereite Warteschlange weiter und löst die Überlaufaktion aus.
  • Wenn prozentuales Routing konfiguriert ist, werden die Überlaufbedingungen ausgewertet, nachdem das prozentuale Routing einer Warteschlange entspricht.

  • Wenn ein Arbeitselement aufgrund von Fehlern an eine Fallback-Warteschlange weitergeleitet wird oder keine „An Warteschlange weiterleiten“-Regel den Anforderungen entspricht, ignoriert das System die Überlaufeinstellungen für die Fallback-Warteschlange und weist dieser das Arbeitselement zu.

Wenn ein KI-Agent für den Arbeitsstream konfiguriert ist, prüft das System erst auf Überlaufbedingungen, nachdem der KI-Agent die Konversation zu einem Servicemitarbeiter eskaliert hat. Wenn mehrere Eskalationen auftreten, prüft das System, ob Überlaufbedingungen vorliegen, und löst nach der ersten Eskalation eine Aktion aus.

Wenn Sie einen Betriebszeitendatensatz zu einer Warteschlange hinzufügen, weist das System eine Standardüberlaufbedingung Außerhalb der Betriebszeiten mit der Aktion Trotzdem an Warteschlange zuweisen zu. Sie können die Bedingung nicht bearbeiten, aber Sie können eine andere Aktion dafür festlegen.

Die im Workstream konfigurierte kanalspezifische Betriebsstundeneinstellung wirkt sich nicht auf die Überlaufeinstellungen aus.

In der folgenden Tabelle sind die Bedingungen und Aktionen aufgeführt, die für die einzelnen Kanaltypen verfügbar sind.

Kanal Bedingung Aktivität
Stimme
  • Außerhalb der Betriebszeiten
  • Grenzwert für Arbeitselemente überschritten
  • Durchschnittliche Wartezeit
  • Trotzdem an Warteschlange zuweisen
  • Direktrückruf
  • Anruf beenden
  • An eine andere Warteschlange übertragen
  • Auf eine externe Nummer übertragen
  • Voicemail
Live-Chat und andere Messaging-Kanäle
  • Außerhalb der Betriebszeiten
  • Grenzwert für Arbeitselemente überschritten
  • Unterhaltung beenden
  • An eine andere Warteschlange übertragen
  • Trotzdem an Warteschlange zuweisen
Aufzeichnen
  • Außerhalb der Betriebszeiten
  • Trotzdem an Warteschlange zuweisen
  • An eine andere Warteschlange übertragen

Umgang mit Überlauf, wenn mehrere Bedingungen erfüllt sind

Wenn die übereinstimmende Warteschlange aufgrund mehrerer Bedingungen überläuft, löst das System zuerst die Aktion, die für die Betriebszeitenbedingung festgelegt ist, und dann die anderen Bedingungen in der festgelegten Reihenfolge aus.

Funktionsweise des Überlaufs, wenn ein Arbeitselement an eine Fallback-Warteschlange weitergeleitet wird

Wenn ein Arbeitselement aufgrund von Fehlern an eine Fallback-Warteschlange weitergeleitet wird oder die Regeln zum Weiterleiten an Warteschlange nicht der Anforderung entsprechen, ignoriert das System die Überlaufeinstellungen für die Fallback-Warteschlange und weist ihr das Arbeitselement zu.

Konfigurieren Sie Überlaufbedingungen, bevor ein Arbeitselement in die Warteschlange gestellt wird

  1. Wählen Sie im Websiteplan des Copilot Service Admin Centers Kundenservice>Warteschlangen aus.

  2. Wählen Sie Erweiterte Warteschlangen und dann die Warteschlange aus, für die Sie den Überlauf verwalten möchten.

  3. Wählen Sie unter Überlaufbehandlung die Option Bedingung/Aktion-Paar hinzufügen aus.

  4. Wählen Sie auf der Seite Überlaufbehandlung unter Bevor Arbeitselemente in die Warteschlange gestellt werden die Option Bedingung/Aktion-Paar hinzufügen aus.

  5. Wählen Sie in der Dropdownliste Bedingung die Bedingung aus, die Sie für die Warteschlange festlegen möchten. Die verfügbaren Bedingungen hängen vom Kanaltyp ab.

  6. Wählen Sie in der Dropdownliste Aktion die Aktion aus, die Sie auslösen möchten, wenn die Bedingung erfüllt ist.

  7. Geben Sie so viele Bedingung/Aktion-Paare ein, wie Sie für die Warteschlange benötigen, und wählen Sie dann Speichern und schließen aus.

    Ein Screenshot der für eine Warteschlange konfigurierten Überlaufbedingungen und Aktionspaarungen.

  • Für die Aufnahme-, Nachrichten- und Sprachwarteschlangen können Sie die Bedingung Außerhalb der Betriebszeiten und eine der folgenden Aktionen auswählen:

    • Trotzdem an Warteschlange zuweisen: Das Arbeitselement wird an die Warteschlange weitergeleitet, obwohl diese überläuft.
    • An eine andere Warteschlange übertragen: Das Arbeitselement wird an die Warteschlange übertragen, die Sie in der Dropdownliste auswählen.
  • Für die Nachrichten- und Sprachwarteschlangen können Sie auch die folgenden Aktionen für die Bedingung Außerhalb der Betriebszeiten auswählen:

    • Anruf beenden: Nur für Sprach-Warteschlangen. Eine automatische Sprachnachricht wird abgespielt und der Anruf wird beendet.
    • Gespräch beenden: Nur für Messaging-Warteschlangen. Das Gespräch wird an die Warteschlange weitergeleitet und beendet.
    • Vermitteln an eine externe Rufnummer: Nur für Sprachwarteschlangen. Das Arbeitselement wird an die von Ihnen eingegebene Telefonnummer weitergeleitet.
    • Voicemail: Nur für Sprachwarteschlangen. Die Kundschaft kann eine Sprachnachricht hinterlassen.
  • Für die Nachrichten- und Sprachwarteschlangen können Sie auch die folgenden Bedingungen und Aktionen auswählen:

    • Arbeitselementgrenzwert überschreitet: Geben Sie eine Zahl zwischen 1 und 100 ein, um anzugeben, wie viele offene Arbeitselemente sich in der Warteschlange befinden dürfen, bevor es zum Überlauf kommt. Die Warteschlangenposition wird nur alle 10 Sekunden aktualisiert. Alle eingehenden Unterhaltungen, die innerhalb eines 10-Sekunden-Intervalls für den Vor-Warteschlangen-Überlauf ausgewertet werden, verwenden den älteren zwischengespeicherten Wert für Elemente in der Warteschleife. Wenn Sie beispielsweise "2 " als Grenzwert festlegen, löst das Eintreffen eines dritten Elements eine der folgenden Aktionen aus, wenn die Warteschlange zwei geöffnete Arbeitsaufgaben enthält:

      • Direkter Rückruf: Nur für Sprachwarteschlangen. Der Kunde kann sich für einen Rückruf vom Mitarbeiter entscheiden. Das Arbeitselement bleibt geöffnet und wird zum Rückruf an den Nächsten verfügbaren Mitarbeiter weitergeleitet.
      • Anruf beenden
      • Unterhaltung beenden
      • An eine andere Warteschlange übertragen
      • An externe Nummer übertragen
      • Voicemail
    • Durchschnittliche Wartezeit: Nur für Sprachwarteschlangen. Geben Sie eine Zahl ein und wählen Sie eine Zeiteinheit zwischen 30 Sekunden und 60 Minuten aus, um anzugeben, wie lange die voraussichtliche Wartezeit dauern kann, bevor die Warteschlange überläuft. Wenn Sie beispielsweise 10 Minuten eingeben, wenn ein Kunde anruft und die vorhergesagte Wartezeit 15 Minuten beträgt, löst das System eine der folgenden Aktionen aus:

      • Direktrückruf
      • Anruf beenden
      • An eine andere Warteschlange übertragen
      • An externe Nummer übertragen
      • Voicemail

      Erfahren Sie mehr über die durchschnittliche Wartezeit, indem Sie Kunden ihre durchschnittliche Wartezeit in einer Warteschlange anzeigen.

Konfigurieren Sie regelspezifische Überlaufbedingungen, bevor ein Arbeitselement in die Warteschlange gestellt wird.

Manchmal möchten Sie möglicherweise nicht, dass eine Überlaufaktion für bestimmte Arten von Arbeitsaufgaben oder für vorrangige Kundschaft ausgeführt wird. Angenommen, ein vorrangiger Kunde ruft an, die Warteschlange, in die er weitergeleitet wird, ist überlastet, und die Warteschlange ist so eingestellt, dass der Anruf beendet wird oder der Kunde warten muss. Beide Aktionen könnten gegen die Vereinbarung zum Servicelevel verstoßen, die Sie mit Ihrer Kundschaft haben. In diesem Szenario möchten Sie möglicherweise spezifische Überlaufbedingungen für die Warteschlange in den Routen-zur-Warteschlange-Regeln des Arbeitsstreams konfigurieren.

  1. Wählen Sie im Websiteplan des Copilot Service Admin Centers Customer-Support>Workstreams aus.

  2. Wählen Sie den Arbeitsstream und dann die „An Warteschlange weiterleiten“-Regel aus, in der die Warteschlange konfiguriert ist.

  3. Wählen Sie unter An Warteschlange weiterleiten die Warteschlange aus der Dropdownliste und dann Weitere Befehle () >Regelspezifische Überläufe handhaben aus.

    Screenshot der Seite zur Bearbeitung der „An Warteschlange weiterleiten“-Regel, der zeigt, wo sich die Option „Regelspezifischen Überlauf handhaben“ befindet.

  4. Wählen Sie Überlauf-Bedingung/Aktion-Paare aus.

Überlauf behandeln, wenn ein Arbeitselement in die Warteschlange gestellt wird

Wenn sich eine Arbeitsaufgabe in einer Warteschlange befindet und die tatsächliche Wartezeit lang ist, da Vertreter nicht verfügbar sind oder die Benachrichtigung abgelehnt haben, löst das System den Überlauf aus und umgeleitet die Arbeitsaufgabe an eine andere Warteschlange, die Vertreter zur Verfügung hat.

  1. Wählen Sie im Websiteplan des Copilot Service Admin Centers Kundenservice>Warteschlangen aus.

  2. Wählen Sie Erweiterte Warteschlangen und dann die Warteschlange aus, für die Sie den Überlauf verwalten möchten.

  3. Wählen Sie unter Überlaufbehandlung die Option Bearbeiten aus.

  4. Wählen Sie unter Wenn Arbeitselemente in die Warteschlange gestellt werden die Option Bedingung/Aktion-Paar hinzufügen aus.

  5. Wählen Sie die Bedingung Wartezeit in der Warteschlange überschreitet aus.

  6. Geben Sie eine Zahl ein, und wählen Sie eine Zeiteinheit aus, um anzugeben, wie lange die vorhergesagte Wartezeit sein kann, bevor die Warteschlange überläuft.

  7. Wählen Sie Bedingung/Aktion-Paare für den Überlauf für Arbeitselemente in der Warteschlange aus.

  8. Wählen Sie Speichern und schließen.

Überlaufbedingung und Aktionen, wenn Arbeitselemente in die Warteschlange gestellt werden

Die Bedingungen und Aktionen, die für die Kanäle verfügbar sind, lauten wie folgt.

Kanal Bedingung Aktivität
Aufzeichnen Wartezeit in der Warteschlange übersteigt An eine andere Warteschlange übertragen
Stimme Wartezeit in der Warteschlange übersteigt Direktrückruf
An eine andere Warteschlange übertragen
Auf eine externe Nummer übertragen
Voicemail
Nachrichtenübermittlung Wartezeit in der Warteschlange übersteigt Unterhaltung beenden
An eine andere Warteschlange übertragen

Wenn Warteschlangen mit vielen Elementen überfüllt sind

Wenn es bei mehr als 20 Arbeitselementen in einer Minute zu einem Überlauf kommt, werden die Arbeitselemente stapelweise angegangen. Die Warteschlangen, die eine kürzere Wartezeit haben, werden zuerst bearbeitet. Wenn alle Warteschlangen mit der gleichen Wartezeit konfiguriert sind, erfolgt die Überlaufbehandlung nach dem Round-Robin-Verfahren.

Dinge, die Sie beachten sollten

Sie können die folgende Wartezeit für die Kanäle konfigurieren:

  • Stimme: 1 bis 60 Minuten
  • Nachrichten: 1 Minute bis 2 Tage
  • Datensätze: 3 Minuten bis 2 Tage

Die Bedingung „Wartezeit in der Warteschlange“ wird in einem der folgenden Szenarien ausgewertet:

  • Das Arbeitselement wird über die „An Warteschlange weiterleiten“-Regel an eine Warteschlange weitergeleitet.
  • Die Arbeitsaufgabe wird von einem Mitarbeiter oder Vorgesetzten an die Warteschlange übertragen.
  • Arbeitselement läuft von einer anderen Warteschlange über.

Bei Sprach-Arbeitselementen stehen nur die Aktionen „An eine externe Nummer weiterleiten“ oder „In eine andere Warteschlange weiterleiten“ zur Verfügung, wenn ein Mitarbeiter oder Vorgesetzter das Arbeitselement in die Warteschlange überträgt oder es aus einer anderen Warteschlange überläuft.

Wenn ein in der Warteschlange befindliches Arbeitselement aufgrund langer Wartezeiten in eine andere Warteschlange verschoben wird und die neue Warteschlange auch über eine Überlaufbehandlung verfügt, prüft das System erneut, ob Überlaufbedingungen vorliegen. Wenn die Wartezeit auch in der neuen Warteschlange zu hoch ist, wird die Überlaufaktion ausgelöst.

Automatisierte Nachrichten für Überlaufaktionen bearbeiten

Wenn Sie Anruf beenden oder Unterhaltung beenden als Überlaufaktion festlegen, können Sie die automatische Nachricht bearbeiten, welche den Kunden darüber informiert, dass keine Mitarbeiter verfügbar sind.

  1. Wählen Sie im Websiteplan des Copilot Service Admin Centers Customer-Support>Customer settings aus.

  2. Wählen Sie Automatisierte Nachrichten aus.

  3. Finden Sie die automatisierte Nachricht, für welche der Nachrichtentrigger auf Unterhaltung aufgrund eines Überlaufs beenden eingestellt ist.

  4. Bearbeiten Sie den Wert in der Spalte Lokalisierter Text nach Bedarf.

Screenshot der Liste der automatisierten Nachrichten.

Erfahren Sie mehr über benutzerdefinierte automatisierte Nachrichten.

Verwenden Sie Playbooks in natürlicher Sprache, um Überlaufaktionen für Arbeitselemente in Warteschlangen zu konfigurieren (Vorschau)

[Dieser Abschnitt ist die Vorabveröffentlichungsdokumentation und unterliegt Änderungen.]

Konfigurieren Sie die Überlaufbehandlung so, dass sie sofort ausgelöst wird, wenn für ein Arbeitselement keine geeigneten Servicemitarbeiter verfügbar sind oder sich Warteschlangen außerhalb ihrer Betriebszeiten befinden, anstatt auf zeit- oder volumenbasierte Bedingungen zu warten.

Diese Funktion ist nützlich für Szenarien, in denen Sie wartezeiten in der Warteschlange vermeiden möchten. So können Sie beispielsweise Optionen wie Rückruf oder Voicemail anbieten, sobald festgestellt wird, dass kein Vertreter die Unterhaltung aufnehmen kann.

Funktionsweise

Wenn einer Warteschlange eine Arbeitsaufgabe hinzugefügt wird, wird vom System ausgewertet, ob berechtigte Dienstvertreter mit den gleichen Zuordnungskriterien verfügbar sind, die für das Weiterleiten von Arbeitsaufgaben verwendet werden. Diese Prüfung erfolgt, bevor die Arbeitsaufgabe einem Servicemitarbeiter angeboten wird.

Konfigurieren Sie den sofortigen Überlauf mithilfe eines Playbooks in der Unterhaltungs-Orchestrierung.

Sie können das Playbook auf Folgendes anwenden:

  • Alle Warteschlangen
  • Ausgewählte Warteschlangen
  • Alle Warteschlangen mit Ausnahme bestimmter Warteschlangen

Sie können die folgenden Aktionen konfigurieren.

Aktivität Description
In eine andere Warteschlange übertragen Leiten Sie das Gespräch an eine andere Warteschlange weiter.
Beenden der Unterhaltung Beenden der Unterhaltung mit einer Nachricht
Direktes Rückruf anbieten Bieten Sie dem Kunden eine Rückrufoption an (nur Sprachkanal)
An Voicemail senden Route zu Voicemail für spätere Nachverfolgung (nur Sprachkanal)
An externe Nummer übertragen Durchstellen des Anrufs an einen externen Kontakt(nur Sprachkanal)

Verwendung mit anderen Überlaufbedingungen: Sofortiger Überlauf basierend auf der Verfügbarkeit von Servicemitarbeitern kann zusammen mit anderen in der Warteschlange definierten Überlaufbedingungen verwendet werden, z. B. wie folgt:

  • Kombinieren Sie die Wartezeitbedingungen, um Fälle zu behandeln, in denen Vertreter verfügbar sind, aber die Arbeitsaufgabe nicht akzeptieren.
  • Stellen Sie Fallbackaktionen nach einer angegebenen Wartezeit bereit.

Konfigurieren Sie das Überlaufverhalten basierend auf einer Kombination der folgenden Bedingungen:

Warteschlangenstatusbedingungen

  • Die Warteschlange geht aus den Betriebszeiten aus, während Unterhaltungen warten.
  • Die Warteschlange befindet sich außerhalb der Betriebszeiten, wenn Konversationen in die Warteschlange eingehen.

Hinweis

Sie können die Bedingung „Warteschlange ist außerhalb der Betriebszeiten“ in den vorhandenen Überlaufregeln auf der Seite Warteschlange und in Playbooks verwenden. Der Hauptunterschied besteht darin, dass das System die Warteschlangenüberlaufregeln nur einmal auswertet, bevor das System die Arbeitsaufgabe zur Warteschlange hinzufügt, während die Playbook-Bedingung kontinuierlich ausgewertet wird, einschließlich nach Übertragungen.

Verfügbarkeitsbedingungen für Agenten

  • Es stehen keine Vertreter sofort zur Verfügung: Bewertet die repräsentative Verfügbarkeit basierend auf Fähigkeiten, Kapazität und Zuordnungsregeln.
  • Alle Agenten sind abgemeldet: Wird bei eingehenden Konversationen ausgewertet und wird ausgelöst, wenn sich Agenten abmelden, ihre Browsersitzung schließen oder es zu einem Netzwerkausfall kommt.
  • Alle Mitarbeitenden melden sich ab, während Konversationen warten: Bewertet wartende Konversationen und wird ausgelöst, wenn sich Mitarbeitende abmelden, ihre Browsersitzung schließen oder es zu einem Netzwerkausfall kommt.

Verwenden von Playbooks für natürliche Sprachen zum Konfigurieren von Überlaufaktionen für direkt eingewählte Anrufe (Vorschau)

[Dieser Abschnitt ist die Vorabveröffentlichungsdokumentation und unterliegt Änderungen.]

Direkt durchgewählte Anrufe sind Anrufe von Kund:innen, die über eine ihnen persönlich zugewiesene Rufnummer direkt bei einem bestimmten Servicemitarbeiter eingehen, anstatt über eine zentrale Supportnummer oder Warteschlange zu laufen. Dieser Anruftyp unterscheidet sich von einem typischen eingehenden Anruf, der über eine Hauptsupportnummer eingeht und von Warteschlangen oder einem IVR-System weitergeleitet wird. Wenn ein Vertreter diese Anrufe nicht entgegen nimmt, weil er ausgelastet oder abwesend ist, wird der Anruf in der Regel an die Voicemail geleitet. Mithilfe von Unterhaltungs-Orchestrierungs-Playbooks können Sie das Standardverhalten über Voicemail hinaus erweitern und benutzerdefinierte Überlaufaktionen einrichten, die ausgeführt werden, wenn ein direkter Anruf den beabsichtigten Vertreter nicht erreichen kann. Die Kundenerfahrung ist nahtlos, wenn Sie den Anruf entsprechend weiterleiten, wenn der Vertreter nicht verfügbar ist, sodass Anrufer nicht aufgegeben werden.

Voraussetzungen für Anrufe mit direkter Durchwahl

  • Sprachkanal ist konfiguriert.
  • Die Direktdurchwahl wird mithilfe von Inbound-Profilen für Servicemitarbeiter eingerichtet.
  • Konversationsorchestrierung ist verfügbar.
  • Mindestens eine Warteschlange ist für die Behandlung von Übertragungsszenarien eingerichtet.
  • Externe Telefonnummern sind eingerichtet, wenn Sie Anrufe extern übertragen möchten.

Konfigurieren Sie Überlaufaktionen für Anrufe mit direkter Durchwahl

Wählen Sie die Aktion aus, die für jedes Szenario am besten geeignet ist. Sie können Aktionen kombinieren und abgleichen. Wenn beispielsweise ein Mitarbeiter ausgelastet ist, leiten Sie den Anruf an eine Backup-Warteschlange weiter. Wenn sie den Anruf aktiv ablehnen, senden Sie ihn sofort an voicemail. Wenn der Anruf zu einem Ausfall führt, können Sie ihn an Voicemail senden oder an eine andere Stelle weiterleiten.

  1. Wählen Sie in der Sitemap des Copilot Service Admin Centers unter KundensupportConversation Orchestration aus.

  2. Wählen Sie Promptkatalog aus, und wählen Sie Überlaufbehandlung>Überlauf für direkte eingehende Anrufe behandeln aus.

  3. Wählen Sie einen der Bereiche für das Playbook aus:

    • Alle eingehenden Profile
    • Liste der eingehenden Profile
    • Alle eingehenden Profile außer
  4. Speichern Sie Ihre Auswahl.

  5. Wählen Sie im Build-Playbook die Überlaufaktion für jede der folgenden Bedingungen aus:

    • Benutzer lehnt Benachrichtigung ab
    • Der Benutzer ist nicht verfügbar.
    • Benutzerbenachrichtigung läuft ab

    Folgende Aktionen sind verfügbar:

    • In eine andere Warteschlange übertragen
    • Die Konversation beenden
    • An Voicemail senden
    • An externe Nummer übertragen

    Screenshot der Playbook-Konfiguration zur Behandlung des Überlaufs von Durchwahlanrufen.

  6. Speichern und veröffentlichen Sie den Ablaufplan.

Funktionsweise

Wenn ein Direkteinwahlanruf eingeht, überprüft das System, ob der beabsichtigte Vertreter verfügbar ist. Andernfalls wertet das System die Bedingungen aus, die Sie im Playbook festgelegt haben, und löst die entsprechende Überlaufaktion aus. Durch diesen Prozess wird sichergestellt, dass der Kunde ohne unnötige Verzögerungen oder Frustration angemessen weitergeleitet wird.

Beispielszenario:

Angenommen, Sie konfigurieren ein Playbook wie folgt:

  • Wenn ein Vertreter nicht verfügbar ist, wechseln Sie zu einer allgemeinen Supportwarteschlange.
  • Wenn der Vertreter den Anruf ablehnt, senden Sie ihn an voicemail.
  • Wenn der Anruf wegen Zeitüberschreitung abläuft, leiten Sie ihn an eine externe Rufnummer außerhalb der Geschäftszeiten weiter.

Ein Kunde ruft Alicias Direktleitung an. Wenn Alicia bereits in einem anderen Gespräch ist, wird das Playbook ausgelöst und leitet den Anruf an die Support-Warteschlange weiter, wo ein anderer Mitarbeiter dem Kunden helfen kann. Wenn Alicia die Benachrichtigung ablehnt, wird der Anrufer aufgefordert, eine Voicemailnachricht für Alicia zu hinterlassen. Wenn Alicia nicht antwortet, leitet das System den Anruf an die externe Nummer weiter.

Diagnostik für Überlaufbehandlung anzeigen

Sie können die Diagnoseinformationen mithilfe einer benutzerdefinierten Abfrage anzeigen. Weitere Informationen finden Sie in Beispielabfragen und Dashboards.

Sprachnachricht konfigurieren
Direktrückruf konfigurieren
Erstellen und verwalten Sie Warteschlangen
Prozentbasiertes Routing konfigurieren
Übersicht des Sprachkanals
Übersicht über das einheitliche Routing
Routing für den Sprachkanal konfigurieren