Automatiser anmodninger om kopi af regninger med Power Platform

Mange organisationer er stadig afhængige af manuelle processer til at hente og sende bill-kopier, især når de arbejder med ældre systemer, der mangler moderne integrationsmuligheder. Denne afhængighed kræver ofte, at kontorepræsentanter navigerer i flere skærme, søger efter fakturaer og besvarer anmodninger individuelt, hvilket medfører forsinkelser og ineffektivitet.

I denne artikel kan du se, hvordan Microsoft Power Platform kan automatisere anmodninger om kopiering af regninger. Denne løsning erstatter manuel indsats med en skalerbar, pålidelig løsning, der forbedrer behandlingshastigheden og giver bedre synlighed i handlinger.

Arkitekturdiagram

Workflow

Microsoft Power Platform er grundlaget for at skabe en sikker, skalerbar og automatiseret løsning til administration af anmodninger om kopi af regninger via apps, automatisering og rapportering.

1. Opret anmodninger om kopiering af regninger i Power Apps:

   • Repræsentanter for kundeservice opretter anmodninger om kopiering af regninger i en Power Apps modeldrevet app.
   • Anmodninger om kopiering af regninger standardiseres for at forbedre dataintegriteten og reducere manuelle sporingsfejl.
   • Dataverse bruges som det centrale lager for alle anmodningsdata om kopiering af regninger.

2. Behandl anmodninger om kopi af faktura med Power Automate:

   • Et planlagt Power Automate cloudflow udløser Power Automate desktopflow med definerede intervaller.
   • Desktopflowet får adgang til anmodninger om kopiering af fakturaer i Dataverse, søger efter fakturaer i bankbaserede webbaserede programmer og behandler anmodningerne automatisk.
   • Kundeservicerepræsentanter modtager meddelelser i realtid, der bekræfter en vellykket behandling.

3. Overvåg målepunkter for anmodning om fakturakopi med Power BI:

   Et dashboard med Power BI, der er bygget oven på Dataverse, giver lederskabet indblik i:

   • Daglige, ugentlige og månedlige anmodningsmængder
   • Behandlingssuccesrater
   • Tendenser i kundeefterspørgslen

   Denne synlighed muliggør datadrevet beslutningstagning og forbedret ressourceallokering.

Komponenter

• Power Automate desktopflow: Søg efter og behandl fakturaer i webbaserede programmer, der mangler API'er.

• Power Automate cloudflows: Udløs skrivebordsflow med planlagte intervaller.

• Power Apps modeldrevne apps: Gør det muligt for kontorepræsentanter at logføre anmodninger om kopi af regninger.

• Microsoft Dataverse: Gemmer anmodninger om kopi af regninger og relaterede data.

• Power BI: Giver indblik i ledelseshandlinger.

Scenariedetaljer

Denne arkitektur viser, hvordan Microsoft Power Platform kan modernisere driften i energi- og forsyningssektoren, reducere omkostningerne og forbedre kundetilfredsheden.

Virksomhedsudfordring

En energi- og forsyningsorganisation modtager mere end 100 daglige kundeanmodninger om regningskopier, hvilket skaber en driftsmæssig flaskehals.

Organisationen brugte et webbaseret program, der er leveret af banken, til at søge efter, finde og sende bill-kopier. Processen var dog manuel og kedelig. Kontorepræsentanter skulle navigere i hver konto, filtrere efter dato, identificere fakturaer og sende dem individuelt. Hver anmodning tog 10 til 30 minutter, afhængigt af antallet af involverede fakturaer. Denne proces skabte ineffektivitet, forsinkede svar og påvirkede kundetilfredsheden.

Forretningsværdi

• Når organisationen har bygget og installeret løsningen, blev hver anmodning fuldført på ca. 30 sekunder i stedet for 10 til 30 minutter.

• Ved at kombinere modeldrevne apps, Power Automate cloud- og desktopflows og Power BI transformerede organisationen en arbejdskrævende proces til en fuldt automatiseret arbejdsproces.

• Med AI-drevne forbedringer i horisonten er løsningen klar til at levere endnu større værdi.

Forudsætninger

Hvis du vil aktivere denne løsning, skal du bruge følgende licenser:

• Power Automate Premium-licens (pr. bruger):

  • Tildel kontorepræsentanter, så de kan få sikker adgang til og bruge den modeldrevne app.
  • Sørg for, at de kan logge anmodninger på Dataverse.

• Power Automate Premium-licens (tjenestekonto):

  • Brug en dedikeret tjenestekonto til at køre planlagte flow.
  • Levere sikker, centraliseret automatisering uden at binde udførelsen til individuelle brugere.

• Power Automate-licens til uovervåget robotprocesautomatisering (RPA):

  • Aktivér Power Automate desktop til at køre på en virtuel maskine i automatisk tilstand.
  • Tillad, at automatiseringen udføres uden menneskelig indgriben, hvilket sikrer, at anmodninger behandles pålideligt og konsekvent.

Denne licensmodel balancerer omkostningseffektivitet med skalerbarhed, hvilket sikrer overholdelse og samtidig maksimerer automatiseringsfordelene.

Tekniske begrænsninger og afvejninger

1. Begrænsninger for ældre systemer

   Begrænsning:

   • Det ældre webprogram viser ikke REST- eller SOAP-API'er, webhooks eller connectorunderstøttelse.
   • Alle påkrævede handlinger, f.eks. læsning af data og afsendelse af mails, er kun tilgængelige via brugergrænsefladen.

   Afvejning:

   • RPA betragtes som den eneste bæredygtige integrationsmetode.
   • Automatisering af brugergrænsefladen introducerer følsomhed over for layoutændringer og systemventetid, så du har brug for robust logik for nye forsøg og kontrolpunkter.

2. Udførelse af enkelttrådet robot

   Begrænsning:

   • Power Automate desktop bots udfører én session ad gangen pr. computer.
   • Ingen oprindelig parallelitet i en enkelt botsession.

   Afvejning:

   • Gennemløb er begrænset af sekventiel udførelse.
   • Men da den daglige mængde (100 anmodninger eller færre) ligger et godt stykke under robottens kapacitet (ca. 200 pr. dag), påvirker denne begrænsning ikke serviceniveauaftaler (SLA'er).
   • Maskingrupper var tilgængelige, men unødvendige, så man undgår ekstra driftsomkostninger.

3. Sikkerhedskrav til legitimationsoplysninger

   Begrænsning:

   • Du kan ikke gemme legitimationsoplysninger lokalt, integrere dem i flow eller vise dem til udviklere.
   • Virksomhedssikkerhed kræver central administration af hemmelige oplysninger.

   Afvejning:

   • Brug Azure Key Vault- og Dataverse-legitimationsoplysninger.

   • Denne fremgangsmåde tilføjer den indledende konfigurationskompleksitet, men sikrer:

     • Nul eksponering af legitimationsoplysninger
     • Automatiseret rotation
     • Adgang med mindst mulige rettigheder
     • Fuld overvågning

4. Tilladelsesgrænser for tjenestekonto

   Begrænsning:

   • Begræns den dedikerede tjenestekonto til:
     • Skrivebeskyttet adgang i det ældre system
     • Tilladelser til at sende e-mail
     • Ingen slette-, skrive- eller administrative rettigheder

   Afvejning:

   • Sikret dataintegritet og minimeret risiko.
   • Det kræves, at automatiseringen fungerer strengt inden for de tilladte stier til brugergrænsefladen.
   • Forhindrede visse optimeringer, der ville kræve udvidede tilladelser.

5. Følsomhed i UI-drevet automatisering

   Begrænsning:

   • Automatisering af brugergrænsefladen er i sagens natur følsom over for:
     • Sideindlæsningsforsinkelser
     • Problemer med gengivelse af elementer
     • Browseropdateringer
     • Uventede pop-up-vinduer

   Afvejning:

   • Implementerede robust forsøgslogik og Dataverse-baseret kontrolpunkt.
   • Ekstra omkostninger til flowdesign, men forbedret robusthed.
   • Sikrede, at mislykkede eller delvise kørsler kunne fortsætte uden manuel indgriben.

6. Dataverse som tilstands- og logføringslag

   Begrænsning:

   • Alle anmodningsstatusser, kontrolpunkter og fejllogge skulle bevares i Dataverse.

   Kompromis:

   • Introducerede ekstra læse- og skrivehandlinger pr. transaktion.

   • Leverede et pålideligt, centraliseret tilstandslager, der muliggør:

     • Automatisk genbehandling af mislykkede eller delvise anmodninger
     • Idempotent-udførelse
     • Fuld revisionshistorik

7. Infrastruktur- og vedligeholdelsesvinduer

   Begrænsning:

   • Botcomputere kræver periodiske opdateringer af operativsystemet, browseropdateringer og opdateringer af PAD-versionen (Power Automate Desktop).

   Kompromis:

   • Reducerer den tilgængelige driftstid en smule.

   • Afhjælpes af:

     • Planlægning af opdateringer uden for spidsbelastningsperioder
     • Vedligeholdelse af gennemløbshøjde (50% eller mindre udnyttelse)

Overvejelser

Disse overvejelser implementerer søjlerne i Power Platform Well-Architected, et sæt vejledende principper, der forbedrer kvaliteten af en arbejdsbyrde. Få mere at vide i Microsoft Power Platform Well-Architected.

Pålidelighed

Denne løsning indeholder flere sikkerhedsforanstaltninger for pålidelighed for at sikre, at automatiske Power Automate desktop-udførelser forbliver stabile og kan genoprettes. Disse sikkerhedsforanstaltninger gør processen modstandsdygtig over for brugergrænsefladevariation, systemventetid og midlertidige fejl. De arbejder på tværs af sikkerhed for legitimationsoplysninger, overvågning af udførelse, tilstandssporing og automatiseret gendannelse.

Planlagte vedligeholdelses- og opdateringskontrolelementer

Maskiner følger en kontrolleret opdateringscyklus.

Sikkerhedsforanstaltninger:

• Anvend OS-programrettelser og PAD-opdateringer under vinduer uden for spidsbelastning
• Valider browseropdateringer før udrulning
• Overvåg for afbrydelse af ændringer i brugergrænsefladen

Resultatet: Reducerer uventet nedetid og bevarer pålideligheden på lang sigt.

Centraliseret logføring og observabilitet

Løsningen registrerer alle udførelsesoplysninger til overvågning og fejlfinding.

Sikkerhedsforanstaltninger:

• Dataverselogge til sporing på anmodningsniveau
• PAD-logfiler for udførelse på trinniveau
• Key Vault logfiler for adgang til legitimationsoplysninger
• Cloud-flowlogfiler for orkestreringshændelser

Resultatet: Fuld sporing og hurtig rodårsagsanalyse.

Driftsmæssig ekspertise

Tidsbesparelser: Reduceret behandlingstid pr. anmodning fra op til 30 minutter til kun 30 sekunder.

Effektivitetsgevinster: Automatiseret håndtering af mere end 100 daglige anmodninger uden manuel indgriben.

Gennemsigtighed: Lederskab kan overvåge ydeevne og tendenser i realtid.

Medarbejderproduktivitet: Kontorepræsentanter er fri for gentagne opgaver, så de kan fokusere på kundeinteraktioner af højere værdi.

Næste trin

Du kan udvide denne løsning med AI-integration ved hjælp af AI Builder.

• Løsningen læser anmodninger om kopi af regninger direkte fra en delt postkasse.
• AI Builder udtrækker automatisk nøgleoplysninger, f.eks. kontonummer, datointerval og fakturatype.
• Løsningen logfører anmodninger i Dataverse uden menneskeligt input.

Denne forbedring fjerner manuel anmodningsindtastning for at forbedre effektiviteten og reducere omkostningerne.

Bidragydere

Microsoft vedligeholder denne artikel. Følgende bidragydere skrev denne artikel.

Hovedforfattere:

• Salman Mahmood, Hovedarkitekt