Generere økonomiske rapporter

Denne artikel indeholder oplysninger om generering af en økonomisk rapport.

Benyt følgende fremgangsmåde for at generere en rapport:

1. Åbn rapportdefinitionen, og vælg Generér.
2. Siden Status for rapportkø åbnes og angiver placeringen af rapporten i køen.

Efterhånden som oprettelsen af rapporten skrider frem, kan du se følgende statusindikatorer for rapportkøen på siden Status for rapportkø .

Den genererede rapport åbnes som standard i Webfremviser. Følgende indstillinger er tilgængelige for generering af rapporter:

• Konfigurer en tidsplan for automatisk at generere en rapport eller gruppe af rapporter.
• Kontrollér, om der mangler konti eller data i en rapport, og valider nøjagtigheden af en rapport.

Når du genererer en rapport, bruger systemet de indstillinger, du angiver under fanerne Rapportdefinition .

Generér en økonomisk rapport

Hvis du vil oprette en økonomirapport, skal du gå til Finans>Forespørgsler og rapporter>Økonomirapporter.

• Vælg en rapport, du vil generere, og vælg Generer.
• Udfyld feltet Rapportdato, og vælg OK.

Når rapporten er oprettet, kan du få den vist i sektionen Rapporter . Du kan vælge Vis eller Slet rapporten.

Hvis du vil oprette en rapport ved hjælp af Rapportdesigner, skal du følge disse trin:

1. Åbn rapportdefinitionen, og vælg derefter Generér.
2. Siden Status for rapportkø åbnes og angiver placeringen af rapporten i køen. Den genererede rapport åbnes som standard i Webfremviser.

Hvad kan du forvente, når anmodningen om rapportgenerering er sendt?

• Når du har sendt en anmodning om oprettelse af en rapport, vises rapporten på siden Status for rapportkø under Rapportkøliste.
• Hvis du sender flere anmodninger om oprettelse af rapporter på samme tid, kan op til tre rapporter behandles på samme tid i en forekomst af tjenesten Økonomirapportproces, og op til fem rapporter kan behandles samtidigt i et miljø.
• Køen til rapportgenerering er en kø med først ind og først ud.
• Du kan annullere oprettelsen af rapporten, før den går i den endelige tilstand, ved at vælge rapporten og vælge Fjern. Når rapporten er annulleret, annulleres rapportstatussen.

Rapportgrupper

Rapportgrupper bruges til at oprette flere rapporter på én gang. Brugerne opretter f.eks. otte rapporter hver måned ved udgangen af måneden. Opret en rapportgruppe , og vælg Generér for rapportgruppen i stedet for at vælge Generér for hver af de otte rapporter i gruppen. De otte rapporter genereres i ét trin. Når rapporterne i den valgte rapportgruppe genereres, skal du gå til Økonomirapporter (Finans > forespørg og rapporter > Økonomirapporter) for at få vist de enkelte rapporter.

Følg disse trin for at konfigurere en rapportgruppe:

1. Vælg Rapportgrupper i Report Designer.
2. Vælg de eksisterende rapportdefinitioner, der skal medtages i rapportgruppen.
3. Vælg tilsidesæt indstillinger for firma, detaljer og dato i hver af de rapporter, du inkluderer i gruppen. Angiv niveauet Firma, Periode, År og Detaljer for hver rapport.
4. Gem rapportgruppen.

Planlægge rapportgenerering

Mange firmaer har en grundlæggende række rapporter, der køres på planlagte intervaller for at passe ind i deres forretningsprocesser. Du kan planlægge en rapport, der skal genereres regelmæssigt, f.eks. dagligt, ugentligt, månedligt eller årligt. Dette kan være en enkelt rapport eller en gruppe af rapporter, der indeholder flere virksomheder. Du skal indtaste dine legitimationsoplysninger for hvert firma, der er angivet, som f.eks. dem, der er i en trædiagramdefinition. Hvis legitimationsoplysningerne ikke er gyldige, viser rapporten kun de oplysninger, du har tilladelse til at få adgang til, f.eks. det firma, du er logget på på på det pågældende tidspunkt. Outputoplysninger læses først fra rapportgruppen og derefter fra de enkelte rapporter.

Efterhånden som rapporttidsplaner oprettes og gemmes, vises de i navigationsruden under Rapporttidsplaner. Du kan oprette mapper til at organisere rapporterne. Hvis en enkelt rapport i en tidsplan ikke kører, fortsætter alle andre rapporter med at køre.

Opret en ny rapporttidsplan

1. I Report Designer skal du vælge Ny i menuen Filer, og derefter skal du vælge Rapporttidsplan. Dialogboksen Ny rapporttidsplan åbnes.

2. Under Indstillinger skal du vælge en enkelt rapport eller en rapportgruppe for at planlægge. Du kan kun vælge rapporter eller rapportgrupper for det firma- eller dokumentkomponentvalg, du er logget på i øjeblikket.

3. Vælg afkrydsningsfeltet Aktiv for at aktivere rapporttidsplanen. Kun den, der har oprettet rapporten, eller en administrator kan aktivere eller deaktivere en rapporttidsplan.

4. Under Frekvensi feltet Start gentagelse skal du vælge den dato, hvor tidsplanen skal starte. Som standard er den aktuelle systemdato i klientcomputeren valgt:

5. I feltet Kør rapport på skal du vælge det tidspunkt, hvor rapporten skal køres. Hvis du angiver et tidspunkt, der er før den aktuelle tid i systemet, kører rapporten på den næste planlagte dato.

6. Under Gentagelsesmønster skal du angive, hvor ofte rapporten køres. Som standard vælges Dagligt med et Interval (dage) på 1. Andre muligheder omfatter Ugentligt, Månedligt og Årligt.

7. Under Gentagelsesperiode skal du vælge, om rapporten skal stoppe med at genereres.

   • Slutdato mangler – Rapporttidsplanen kører på ubestemt tid.
   • Angiv antallet af forekomster – Rapporttidsplanen kører det angivne antal gange og er derefter deaktiveret.
   • Slut den – Rapporttidsplanen slutter på den angivne dato.

8. Vælg Save. I dialogboksen Gem som skal du angive et unikt navn på og en beskrivelse af rapporttidsplanen.

Du skal have rollen som designer eller administrator for at kopiere en rapporttidsplan. Selvom en administrator ændrer rapporttidsplanen, beholder rapporten legitimationsoplysningerne for den bruger, der oprettede rapporten.

Kopiér en rapporttidsplan

1. Vælg Rapporttidsplaner i Report Designer, og åbn en rapporttidsplan, der skal kopieres.
2. Gå til Fil, vælg Gem som. I dialogboksen Gem som skal du angive et nyt navn på og en beskrivelse af tidsplanen. Vælg OK, og den nye tidsplan vises i navigationsruden.
3. Rediger felter og oplysninger efter behov i den nye tidsplan, og vælg derefter Gem på værktøjslinjen, eller vælg Gem i menuen Filer.

Hvis du vil slette en rapporttidsplan, skal du være ejer af rapporttidsplanen eller have en rolle som administrator.

Slet en rapporttidsplan

1. Vælg Rapporttidsplaner i navigationsruden i Report Designer.
2. Vælg den rapportplan, der skal slettes, og vælg derefter Slet eller vælg Slet.
3. I dialogboksen til bekræftelse af sletning skal du vælge Ja for permanent at slette rapporttidsplanen. Hvis du ikke har tilladelse til at slette tidsplanen, vises en meddelelse, og rapporten slettes ikke.

Legitimationsoplysninger og rapporttidsplaner

Hvis du ikke angiver legitimationsoplysninger, der kræves for alle selskaber, der indgår i rapporterne, modtager du følgende meddelelse, når du gemmer rapporttidsplanen: "Du skal angive dine legitimationsoplysninger for de selskaber, der er indeholdt i denne rapporttidsplan. Vælg knappen Tilladelser for at indtaste dine legitimationsoplysninger."

En bruger logger f.eks. på Firma A. Brugeren opretter en tidsplan for en rapport, der bruger en definition af et rapporteringstræ til at indsamle data fra flere firmaer. Når denne rapporttidsplan er gemt, bliver brugeren bedt om at indtaste legitimationsoplysninger for det andet firma, som er angivet i trædiagramdefinitionen. Når dine legitimationsoplysninger udløber, genereres de berørte rapporter i rapportens tidsplan ikke, før legitimationsoplysningerne opdateres. Der vises en meddelelse i rapporteringskøen for at angive, at tilladelser skal opdateres. Rapporttidsplanen mislykkes, hvis en af følgende situationer opstår (fordi de kræver legitimationsoplysninger):

• Der føjes et nyt firma til et rapporttræ for en individuel rapport.
• En rapport i en rapportgruppe ændres.
• Der føjes en ny rapport til et ekstra firma til en rapportgruppe.

Hvis du vil fortsætte, skal du vælge Tilladelser i dialogboksen Rapportplanlægning og derefter angive de relevante legitimationsoplysninger.

Funktion til analyse af manglende konto

Du kan søge efter finanskonti og økonomiske dimensioner, der kan mangle på tværs af alle rækkedefinitioner, definitioner af rapporteringstræ og rapportdefinitioner i en dokumentkomponentgruppe. Denne funktion er nyttig, når du opretter eller opdaterer flere konti eller komponenter i løbet af en kort tidsperiode, og du vil kontrollere, at alle nye oplysninger er inkluderet i dine rapporter.

Processen bestemmer manglende konti ved hjælp af de laveste og højeste værdier fra rækkedefinitionen eller definitionen af rapporteringstræet. Derefter vises en liste over konti, der ikke findes i rækkedefinitionen eller i definitionen af rapporteringstræet, men som findes i de økonomiske data. Hvis en manglende konto er højere eller lavere end værdierne i rækkedefinitionen, medtages kontoen ikke i oversigten over manglende konti.

Rapporter, der har værdiintervaller, er mindre tilbøjelige til at have manglende konti. Når det er muligt, kan du bruge intervaller i dokumentkomponenten med nye konti, når de oprettes. Hvis en rapportdefinition er angivet til @ANY firma, kan du logge på et bestemt firma og køre en manglende kontoanalyse for det pågældende firma.

Kør manglende kontoanalyse

1. I Report Designer skal du vælge Værktøjer og derefter vælge Manglende kontoanalyse.

2. I Firmafilter skal du vælge en virksomhed, hvorpå resultaterne filtreres, eller vælge Alle (intet filter) for at få vist resultater fra alle tilgængelige firmaer.

3. I Dimensionsfilter skal du vælge en dimension, hvorpå resultaterne filtreres, eller vælge Alle (intet filter) for at få vist alle dimensionsoplysninger for alle tilgængelige dimensioner.

4. Vælg en indstilling for at sortere resultaterne i Gruppér efter. Du kan sortere resultaterne i henhold til den rapportkomponent, der påvirkes, eller du kan sortere resultaterne efter dimensions- og værdigrupper.

5. Gennemse de vist resultater. Når du vælger et element i den øverste rude, vises der yderligere oplysninger om undtagelsen i den nederste rude. Dette omfatter tilknyttede dimensioner, værdier og rapporter.

6. For at åbne det pågældende element skal du vælge det tilhørende ikon, der vises i listeruden, eller højreklikke på elementet og vælge Åbn. Du kan markere flere varer ved at holde Ctrl-tasten nede, mens du markerer varerne i den nederste rude.

7. Hvis alle værdier, dokumentkomponenter eller rapporter returneres, som ikke skal indgå i analysen, skal du højreklikke på varen og vælge Udelad eller markere afkrydsningsfeltet Udelad ud for varen for at fjerne varen fra listen. Udeladte varer medtages ikke, når listen er blevet opdateret. Du kan markere flere varer ved at holde Ctrl-tasten nede, mens du markerer varerne i den nederste rude. Hvis du vil have vist alle elementer, herunder resultater, som du tidligere har valgt at udelade af analysen, skal du markere afkrydsningsfeltet Vis udeladte rapportkomponenter og værdier, og vælg Opdater.

8. Vælg Opdater for at opdatere undtagelser, som du har håndteret. Vælg Ja for at udføre en komplet opdatering af alle resultater, eller vælg Nej for at udføre en delvis opdatering af varer, der er behandlet.

   Bemærkning

   Siden opdateres automatisk, når den åbnes, medmindre siden blev åbnet inden for de seneste 15 minutter.

9. Når du løser problemerne, skal du vælge OK for at lukke dialogboksen.

Tastaturgenveje til manglende kontoanalyse

Når du kører en manglende kontoanalyse, er følgende tastaturgenveje tilgængelige.

Flere ressourcer

Økonomirapportering

Brugergrænseflade i Rapportdesigner